ERP, Infrastruktur Vital Sebuah Industri

By | November 8, 2007

ERP, Infrastruktur Vital Sebuah Industri
Bagian 1 — Konsep Dasar ERP

Artikel ini ditujukan kepada pembaca yang ingin
mendapatkan penjelasan yang mendasar
mengenai konsep Enterprise Resource Planning
(ERP) dan bagaimana konsep ERP ini bisa
menjadi infrastruktur penting buat suatu
industri. Artikel ini dibagi menjadi 3 bagian:
1) Konsep dasar ERP
2) Bagaimana menentukan ERP yang cocok
untuk anda
3) Sistim ERP di masa depan.

Enterprise Resource Planning (ERP)

Sistim ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto telah
diberikan kepada software aplikasi yang dapat mendukung transaksi
atau operasi sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan
sumber daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin,
suku cadang, waktu, material dan kapasitas.

Sistim ERP dibagi atas beberapa sub-sistim yaitu sistim Financial,
sistim Distribusi, sistim Manufaktur, sistim Maintenance dan sistim
Human Resource.

Industri analis TI seperti Gartner Group dan AMR Research telah
sejak awal tahun 90an memantau dan menganalisa paket-paket
aplikasi yang tergolong dalam sistim ERP. Contoh paket ERP antara
lain: SAP, Baan, Oracle, IFS, Peoplesoft dan JD.Edwards.

Untuk mengetahui bagaimana sistim ERP dapat membantu sistim
operasi bisnis kita, mari kita perhatikan suatu kasus kecil seperti di
bawah ini:

Katakanlah kita menerima order untuk 100 unit Produk A. Sistim
ERP akan membantu kita menghitung berapa yang dapat diproduksi
berdasarkan segala keterbatasan sumber daya yang ada pada kita
saat ini. Apabila sumber daya tersebut tidak mencukupi, sistim ERP
dapat menghitung berapa lagi sumberdaya yang diperlukan,
sekaligus membantu kita dalam proses pengadaannya. Ketika
hendak mendistribusikan hasil produksi, sistim ERP juga dapat
menentukan cara pemuatan dan pengangkutan yang optimal
kepada tujuan yang ditentukan pelanggan. Dalam proses ini,
tentunya segala aspek yang berhubungan dengan keuangan akan
tercatat dalam sistim ERP tersebut termasuk menghitung berapa
biaya produksi dari 100 unit tersebut.

Dapat kita lihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu
fungsi/bagian sering digunakan oleh fungsi/bagian yang lain.
Misalnya daftar produk bisa dipakai oleh bagian pembelian, bagian
perbekalan, bagian produksi, bagian gudang, bagian pengangkutan,
bagian keuangan dan sebagainya. Oleh karena itu, unsur ‘integrasi’
itu sangat penting dan merupakan tantangan besar bagi vendor
vendor sistim ERP.

Pada prinsipnya, dengan sistim ERP sebuah industri dapat
dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya
operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving
part, dll.), biaya kerugian akibat ‘machine fault’ dll. Di
negara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang
memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT
(Just-In-Time). Di sini, segala sumberdaya untuk produksi
benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan (fast moving).
Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal
perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya machine fault,
inventory, dsb.

Berapa jumlah perusahaan yang ingin memakai sistim ERP?
Pertanyaan ini mungkin dapat dijawab dengan pertanyaan : Bisakah
perusahaan anda bertahan hidup (survive) tanpa sistim ERP?
Menurut AMR Research dari Boston, untuk perioda 1997-2002,
potensi pasar vendor sistim ERP akan melaju dari 11 sampai 52
milliar USD.

Beberapa variasi ERP

Di sistim manufacturing sendiri bisa terdapat beberapa variasi: a)
make-to-stock (diproduksi untuk dijadikan stok) b)
assemble-to-order (dirakit berdasarkan permintaan) c)
assemble-to-stock (dirakit untuk dijadikan stok) d) make-to-order
(diproduksi berdasarkan permintaan). Contoh make-to-stock
misalnya: pabrik kertas dimana kertas itu sudah menjadi suatu
komoditi yang bisa dijual kapan saja. Sebuah contoh
assemble-to-stock misalnya: pabrik TV yang mendatangkan
komponennya secara knockdown yang kemudian di rakit untuk
dijadikan TV siap jual.

Pada dasarnya, semakin kompleks suatu industri, maka sistim
manufacturing tersebut juga makin menuju ke sistim
assemble-to-order atau make-to-order. Sebagai contoh, industri
pesawat nyaris tidak mungkin memakai sistim make to stock karena
komponennya saja perlu di rancang khusus. Untuk industri seperti
itu, beberapa vendor sistim ERP juga menyediakan sistim Project
Management sebagai ganti dari sistim produksi.

Ada juga industri yang memerlukan sangat banyak komponen yaitu
misalnya industri mobil atau industri elektronik. Dalam
industri-industri ini, jumlah komponen dapat sampai jutaan macam
dan masing-masing mempunyai atributnya sendiri-sendiri. Untuk
kebutuhan ini, ada vendor sistim ERP yang menyediakan sistim
Product Data Management (PDM). Dengan PDM, kita bisa dengan
cepat mendapatkan informasi yang lebih lengkap mengenai
hubungan suatu komponen dengan komponen yang lain. Selain itu
dapat juga diketahui informasi mengenai suatu komponen atau
komponen grup termasuk daftar harga, spesifikasi, pemasok dan
daftar pemasok alternatif.

Bagi industri yang memerlukan efisiensi dan komputerisasi dari segi
penjualan, maka ada tambahan bagi konsep ERP yang bernama
Sales Force Automation (SFA). Sistim ini merupakan suatu bagian
penting dari suatu rantai pengadaan (Supply Chain) ERP. Pada
dasarnya, Sales yang dilengkapi dengan SFA dapat bekerja lebih
efisien karena semua informasi mengenai suatu pelanggan atau
produk yang dipasarkan ada di databasenya.

Khusus untuk industri yang bersifat assemble-to-order atau
make-to-order seperti industri pesawat, perkapalan, automobil,
truk dan industri berat lainnya, sistim ERP dapat juga dilengkapi
dengan Sales Configuration System (SCS). Dengan SCS, Sales
dapat memberikan penawaran serta proposal yang dilengkapi
dengan gambar, spesifikasi, harga berdasarkan keinginan/pesanan
pelanggan. Misalnya saja seorang calon pelanggan menelpon untuk
mendapatkan tawaran sebuah mobil dengan berbagai kombinasi
yang mencakup warna biru, roda racing, mesin V6 dengan spoiler
sport dan lain-lain. Dengan SCS, Sales dapat menberikan harga
mobil dengan kombinasi tersebut pada saat itu juga.

Proses

Sistim ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap
‘best practice’ – proses umum yang paling layak di tiru. Misalnya,
bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian
(purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya.

Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari sistim
ERP, maka industri kita juga haurs mengikuti ‘best practice process’
(proses umum terbaik) yang berlaku. Disini banyak timbul masalah
dan tantangan bagi industri kita di Indonesia. Tantangannya
misalnya, bagaimana merubah proses kerja kita menjadi sesuai
dengan proses kerja yang dihendaki oleh sistim ERP, atau, merubah
sistim ERP untuk menyesuaikan proses kerja kita.

Proses penyesuaian itu sering disebut sebagai proses Implementasi.
Jika dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses kerja
yang cukup mendasar, maka perusahaan ini harus melakukan
Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu
berbulan bulan.

Sebagai kesimpulan, sistim ERP adalah paket software yang sangat
dibutuhkan untuk mengelola sebuah industri secara efisien dan
produktif. Secara de facto, sistim ERP harus menyentuh segala
aspek sumber daya perusahaan yaitu dana, manusia, waktu,
material dan kapasitas. Perlengakapan sistim ERP mencakup juga
SFA, SCS, PDM dan juga Project Management. Karena sistim ERP
dirancang dengan suatu proses kerja terbaik yang berlaku umum,
maka hal ini merupakan tantangan konsultan ERP untuk dapat
menerapkan sistim ERP untuk suatu perusahaan.

Pada Bab II, saya akan membahas faktor-faktor apa yang
seharusnya kita pertimbangkan dalam penentuan ERP yang cocok
untuk industri kita.

Leave a Reply

Your email address will not be published.