Monthly Archives: January 2010

ERP Feasibility Study

Implementasi ERP adalah investasi yang mahal bagi perusahaan manapun. Perusahaan harus menyiapkan anggaran yang tidak sedikit untuk bisa menerapkan ERP sebagai sistem informasi mereka. Seperti lumrahnya investasi perusahaan, setiap rupiah yang dikeluarkan harus diperhitungkan untung-ruginya. Untuk investasi yang relatif mahal, daya gunanya lama dan biasanya diperhitungkan sebagai aset tetap, perusahaan biasanya terlebih dahulu melakukan studi kelayakan (feasibility study). ERP pun tidak ada bedanya. Suatu studi kelayakan ERP perlu dilakukan secara cermat sebelum perusahaan mengambil keputusan untuk mengadopsi ERP.

 

Persoalan yang kemudian muncul adalah: bagaimana melakukan studi kelayakan ERP? Apa saja yang dapat dimasukkan sebagai komponen keuntungan (benefit) dan apa saja yang termasuk komponen pengeluaran (cost)? Bagaimana cara memperhitungkan komponen-komponen tersebut sehingga dapat diukur berdasarkan rasio-rasio kelayakan?

 

Aspek-aspek apa saja yang berpengaruh dalam penentuan apakah perusahaan layak untuk mengadopsi sistem ERP? Secara umum ada empat aspek yang diperhitungkan:

   1. Aspek kelayakan finansial/ekonomis
   2. Aspek kelayakan teknis/sistem
   3. Aspek kelayakan organisasi/sumber daya manusia (SDM)
   4. Aspek kelayakan jadwal proyek

 

Penjelasan dari keempat aspek tersebut adalah sebagai berikut:

   1. Aspek kelayakan finansial/ekonomis

Kelayakan finansial diukur dengan rasio-rasio keuangan yang secara luas dikenal, seperti:

-         Internal Rate Ratio (IRR),
-         Benefit/Cost Ratio
-         Payback Period
-         Estimated Project Cost

Dua rasio yang pertama digunakan untuk menentukan apakah implementasi ERP akan membawa keuntungan bagi perusahaan.

Rasio payback period digunakan untuk mengukur seberapa cepat tingkat pengembalian terhadap investasi dapat terjadi.

Sedangkan rasio Estimated Project Cost digunakan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki anggaran yang cukup untuk menunjang pengadaan ERP, ditinjau dari arus kas (cash flow).

 

   2. Aspek kelayakan teknis/sistem

Kelayakan teknis berkaitan dengan kondisi sistem informasi yang terdapat pada perusahaan saat ini (as-is condition). Secara teknis, dapat dibuat pertimbangan dari sisi:

-         Legacy system
-         migrasi data
-         arsitektur basis data
-         infrastruktur sistem informasi, baik hardware maupun netware.

 

   3. Aspek kelayakan organisasi/sumber daya manusia (SDM)

Secara organisasi, beberapa faktor yang harus dimasukkan dalam penentuan kelayakan adalah:

-         proses bisnis inti

-         kesiapan budaya organisasi, apakah sikap ”sadar informasi” sudah terbangun atau belum

-         struktur organisasi

-         kesiapan SDM, khususnya yang dipersiapkan menjadi key users.

Keluaran yang diharapkan dari aspek kelayakan organisasi adalah:

a.     lingkup fungsional yang potensial untuk dilibatkan dalam proyek, pertimbangannya adalah adanya potensi peningkatan produktivitas

b.     analisis organisasi, yaitu kemungkinan perubahan struktur organisasi dan proses bisnis.

c.      Headcount analysis, diukur dalam satuan Full Time Equivalent (FTE), memperlihatkan kemungkinan mengurangi jumlah karyawan seiring diterapkannya sistem ERP.

 

   4. Aspek kelayakan jadwal proyek

Kelayakan jadwal proyek terkait dengan proyek lain dalam perusahaan. Implementasi ERP juga menuntut energi dan konsentrasi yang tidak sedikit dari perusahaan, dari top-level management hingga process owner. Untuk itu, sebaiknya dicarikan waktu yang tepat sehingga perhatian perusahaan dapat tercurah sepenuhnya pada proyek implementasi ERP.

Keluaran yang diharapkan dari pertimbangan aspek kelayakan jadwal proyek adalah:

-         rencana milestone proyek

 

Adapun untuk menghitung rasio kelayakan finansial maka perlu diketahui dua parameter utama:

   1. Benefit
   2. Cost

 

Berikut adalah penjelasan mengenai elemen dan tata cara perhitungannya:

   1. Benefit

Ada tiga keuntungan utama yang dapat diperoleh dari implementasi ERP:

         1. process improvement

Implementasi ERP diharapkan dapat meningkatkan produktivitas karyawan. Ada dua elemen yang diperhitungkan:

-         produktivitas karyawan dengan legacy system

-         produktivitas karyawan dengan ERP system

 

Produktivitas diukur per fungsi yang akan dilibatkan dalam sistem ERP, dengan ukuran Key Performance Indicator (KPI) dari masing-masing fungsi.

Tata cara perhitungan adalah sebagai berikut:

-         KPI dari legacy system dapat diperoleh dari data historis perusahaan, jika diperlukan dilengkapi dengan survey

-         KPI dari ERP system dapat diperoleh dengan survey, baik berdasarkan pertimbangan obyektif maupun subyektif.

-         Jika masing-masing KPI dikalikan dengan standard rate, maka akan diperoleh operating cost dari legacy system dan ERP system.

-         Dengan mengurangkan operating cost dari legacy system dengan ERP system, akan diperoleh penghematan potensial dari implementasi ERP.

 

         2. risk reduction

Implementasi ERP juga akan mengurangi resikonya terjadinya kegagalan perusahaan, misalnya dalam hal:

-         kesalahan pelaporan keuangan
-         pemenuhan tenggat waktu konsumen
-         kesalahan strategi harga jual produk
-         kesalahan pengiriman produk

Kegagalan perusahaan seperti dicontohkan di atas biasanya berakar pada tidak adanya integrasi sistem, oleh karena itu diharapkan akan hilang dengan adanya sistem ERP.

Berapa nilai resiko kegagalan perusahaan tersebut, jika dinilai dengan rupiah, akan menghasilkan potensi penghematan akibat risk reduction.

 

         3. staff reduction

Pertimbangan aspek kelayakan organisasi menghasilkan keluaran berupa headcount analysis. Headcount analysis memperhitungkan berapa banyak karyawan dapat dikurangi dengan implementasi ERP. Ini juga menimbulkan potensi penghematan dari operating cost perusahaan.

 

   2. Cost

Pengeluaran yang berhubungan dengan proyek implementasi ERP secara umum terbagi lima komponen:

         1. software

Studi kelayakan ERP memang tidak memberikan rekomendasi secara spesifik kepada satu vendor tertentu. Namun demikian dapatlah diperkirakan berapa kira-kira dana yang perlu disediakan perusahaan untuk membeli lisensi penggunaan perangkat lunak ERP. Biaya software akan tergantung kepada lingkup fungsional dan organisasi yang dilibatkan.

 

         2. hardware

Biasanya implementasi ERP menuntut peremajaan perangkat keras, baik di tingkat client maupun server. Tidak boleh dilupakan juga adalah pengadaan jaringan dan kelengkapan keamanannya.

 

         3. consultant

Biaya konsultan akan sangat tergantung pada vendor ERP mana yang dipilih. Biaya konsultan akan terjadi sejak awal masa awal proyek hingga pemeliharaan.

 

         4. project management

Termasuk biaya manajemen proyek adalah:

-         project team
-         sosialisasi
-         user training
-         contingency

 

         5. operating cost

Operating cost yang dimaksud disini adalah biaya yang dikeluarkan perusahaan pada saat sistem ERP telah mulai diterapkan. Diantaranya adalah biaya perawatan dan perbaikan sistem, biaya sewa jaringan.

ERP Feasibility Study

Implementasi ERP adalah investasi yang mahal bagi perusahaan manapun. Perusahaan harus menyiapkan anggaran yang tidak sedikit untuk bisa menerapkan ERP sebagai sistem informasi mereka. Seperti lumrahnya investasi perusahaan, setiap rupiah yang dikeluarkan harus diperhitungkan untung-ruginya. Untuk investasi yang relatif mahal, daya gunanya lama dan biasanya diperhitungkan sebagai aset tetap, perusahaan biasanya terlebih dahulu melakukan studi kelayakan (feasibility study). ERP pun tidak ada bedanya. Suatu studi kelayakan ERP perlu dilakukan secara cermat sebelum perusahaan mengambil keputusan untuk mengadopsi ERP.

 

Persoalan yang kemudian muncul adalah: bagaimana melakukan studi kelayakan ERP? Apa saja yang dapat dimasukkan sebagai komponen keuntungan (benefit) dan apa saja yang termasuk komponen pengeluaran (cost)? Bagaimana cara memperhitungkan komponen-komponen tersebut sehingga dapat diukur berdasarkan rasio-rasio kelayakan?

 

Aspek-aspek apa saja yang berpengaruh dalam penentuan apakah perusahaan layak untuk mengadopsi sistem ERP? Secara umum ada empat aspek yang diperhitungkan:

   1. Aspek kelayakan finansial/ekonomis
   2. Aspek kelayakan teknis/sistem
   3. Aspek kelayakan organisasi/sumber daya manusia (SDM)
   4. Aspek kelayakan jadwal proyek

 

Penjelasan dari keempat aspek tersebut adalah sebagai berikut:

   1. Aspek kelayakan finansial/ekonomis

Kelayakan finansial diukur dengan rasio-rasio keuangan yang secara luas dikenal, seperti:

-         Internal Rate Ratio (IRR),
-         Benefit/Cost Ratio
-         Payback Period
-         Estimated Project Cost

Dua rasio yang pertama digunakan untuk menentukan apakah implementasi ERP akan membawa keuntungan bagi perusahaan.

Rasio payback period digunakan untuk mengukur seberapa cepat tingkat pengembalian terhadap investasi dapat terjadi.

Sedangkan rasio Estimated Project Cost digunakan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki anggaran yang cukup untuk menunjang pengadaan ERP, ditinjau dari arus kas (cash flow).

 

   2. Aspek kelayakan teknis/sistem

Kelayakan teknis berkaitan dengan kondisi sistem informasi yang terdapat pada perusahaan saat ini (as-is condition). Secara teknis, dapat dibuat pertimbangan dari sisi:

-         Legacy system
-         migrasi data
-         arsitektur basis data
-         infrastruktur sistem informasi, baik hardware maupun netware.

 

   3. Aspek kelayakan organisasi/sumber daya manusia (SDM)

Secara organisasi, beberapa faktor yang harus dimasukkan dalam penentuan kelayakan adalah:

-         proses bisnis inti

-         kesiapan budaya organisasi, apakah sikap ”sadar informasi” sudah terbangun atau belum

-         struktur organisasi

-         kesiapan SDM, khususnya yang dipersiapkan menjadi key users.

Keluaran yang diharapkan dari aspek kelayakan organisasi adalah:

a.     lingkup fungsional yang potensial untuk dilibatkan dalam proyek, pertimbangannya adalah adanya potensi peningkatan produktivitas

b.     analisis organisasi, yaitu kemungkinan perubahan struktur organisasi dan proses bisnis.

c.      Headcount analysis, diukur dalam satuan Full Time Equivalent (FTE), memperlihatkan kemungkinan mengurangi jumlah karyawan seiring diterapkannya sistem ERP.

 

   4. Aspek kelayakan jadwal proyek

Kelayakan jadwal proyek terkait dengan proyek lain dalam perusahaan. Implementasi ERP juga menuntut energi dan konsentrasi yang tidak sedikit dari perusahaan, dari top-level management hingga process owner. Untuk itu, sebaiknya dicarikan waktu yang tepat sehingga perhatian perusahaan dapat tercurah sepenuhnya pada proyek implementasi ERP.

Keluaran yang diharapkan dari pertimbangan aspek kelayakan jadwal proyek adalah:

-         rencana milestone proyek

 

Adapun untuk menghitung rasio kelayakan finansial maka perlu diketahui dua parameter utama:

   1. Benefit
   2. Cost

 

Berikut adalah penjelasan mengenai elemen dan tata cara perhitungannya:

   1. Benefit

Ada tiga keuntungan utama yang dapat diperoleh dari implementasi ERP:

         1. process improvement

Implementasi ERP diharapkan dapat meningkatkan produktivitas karyawan. Ada dua elemen yang diperhitungkan:

-         produktivitas karyawan dengan legacy system

-         produktivitas karyawan dengan ERP system

 

Produktivitas diukur per fungsi yang akan dilibatkan dalam sistem ERP, dengan ukuran Key Performance Indicator (KPI) dari masing-masing fungsi.

Tata cara perhitungan adalah sebagai berikut:

-         KPI dari legacy system dapat diperoleh dari data historis perusahaan, jika diperlukan dilengkapi dengan survey

-         KPI dari ERP system dapat diperoleh dengan survey, baik berdasarkan pertimbangan obyektif maupun subyektif.

-         Jika masing-masing KPI dikalikan dengan standard rate, maka akan diperoleh operating cost dari legacy system dan ERP system.

-         Dengan mengurangkan operating cost dari legacy system dengan ERP system, akan diperoleh penghematan potensial dari implementasi ERP.

 

         2. risk reduction

Implementasi ERP juga akan mengurangi resikonya terjadinya kegagalan perusahaan, misalnya dalam hal:

-         kesalahan pelaporan keuangan
-         pemenuhan tenggat waktu konsumen
-         kesalahan strategi harga jual produk
-         kesalahan pengiriman produk

Kegagalan perusahaan seperti dicontohkan di atas biasanya berakar pada tidak adanya integrasi sistem, oleh karena itu diharapkan akan hilang dengan adanya sistem ERP.

Berapa nilai resiko kegagalan perusahaan tersebut, jika dinilai dengan rupiah, akan menghasilkan potensi penghematan akibat risk reduction.

 

         3. staff reduction

Pertimbangan aspek kelayakan organisasi menghasilkan keluaran berupa headcount analysis. Headcount analysis memperhitungkan berapa banyak karyawan dapat dikurangi dengan implementasi ERP. Ini juga menimbulkan potensi penghematan dari operating cost perusahaan.

 

   2. Cost

Pengeluaran yang berhubungan dengan proyek implementasi ERP secara umum terbagi lima komponen:

         1. software

Studi kelayakan ERP memang tidak memberikan rekomendasi secara spesifik kepada satu vendor tertentu. Namun demikian dapatlah diperkirakan berapa kira-kira dana yang perlu disediakan perusahaan untuk membeli lisensi penggunaan perangkat lunak ERP. Biaya software akan tergantung kepada lingkup fungsional dan organisasi yang dilibatkan.

 

         2. hardware

Biasanya implementasi ERP menuntut peremajaan perangkat keras, baik di tingkat client maupun server. Tidak boleh dilupakan juga adalah pengadaan jaringan dan kelengkapan keamanannya.

 

         3. consultant

Biaya konsultan akan sangat tergantung pada vendor ERP mana yang dipilih. Biaya konsultan akan terjadi sejak awal masa awal proyek hingga pemeliharaan.

 

         4. project management

Termasuk biaya manajemen proyek adalah:

-         project team
-         sosialisasi
-         user training
-         contingency

 

         5. operating cost

Operating cost yang dimaksud disini adalah biaya yang dikeluarkan perusahaan pada saat sistem ERP telah mulai diterapkan. Diantaranya adalah biaya perawatan dan perbaikan sistem, biaya sewa jaringan.