Monthly Archives: May 2010

Anugerah Argon Medika: Pilih Sistem Big Bang

Anugerah Argon Medika: Pilih Sistem Big Bang

Tren implementasi TI merambah juga ke PT Anugerah Argon Medika (AAM), raksasa distribusi nasional yang punya spesialisasi di produk farmasi etikal. Sejak tiga tahun terakhir, AAM serius berinvestasi di bidang TI, antara lain, mengimplementasi sistem ERP (enterprise resource planning) dalam proses bisnis.

Sebenarnya, pemanfaatan TI di AAM dimulai pada 1993, tapi kala itu masih sebatas otomasi. Program yang digunakan juga sangat sederhana — dBase dan Clipper — sementara antarbagian dalam organisasi belum terintegrasi satu sama lain.

Seiring reposisi perusahaan — tahun 1996 AAM mengubah visi dari perusahaan trading menjadi perusahaan distribusi — parameter yang digunakan dalam proses bisnis pun berubah, terutama berkaitan dengan persediaan barang (stok) dan pelaporan ke prinsipal. Hasilnya, bisnis tumbuh 30%-40% di atas rata-rata industri. “Dari situ, kami mulai merasa penting mengimplementasi sistem TI yang lebih memadai untuk menunjang proses bisnis,” ujar Direktur Pengelola AAM, Erwin Tenggono.

Maka, tahun 1999 muncul gagasan investasi di TI dengan mengimplementasi ERP. Namun, sebelum implementasi, terlebih dulu dilakukan kajian visi perusahaan dan visi TI perusahaan. Proses kajian melibatkan seluruh jajaran direksi dan manajer AAM. “Kami merumuskan apa yang ingin dicapai lima tahun ke depan dengan investasi TI,” ungkap Erwin. Saat itu manajemen AAM meyakini, TI bakal berperan penting.

Banyak persoalan terkait dengan sistem informasi, data, standardisasi, prosedur, serta integrasi antara kantor pusat dan sales point yang bakal terbantu dengan keberadaan TI. Apalagi, bisnis distribusi berada di posisi intermedier, “Prinsipal dan pelanggan sering memerlukan informasi yang cepat, akurat dan user friendly. Itu hanya bisa dilakukan dengan dukungan TI,” Erwin menegaskan. Implementasi TI yang baik diharapkan memberi nilai tambah signifikan dalam hal sistem dan informasi bagi pelanggan, prinsipal dan perusahaan.

Setelah sepakat atas visi yang ingin dicapai, langkah berikutnya mencari vendor. Menyadari tidak memiliki kompetensi di bidang TI, AAM menggunakan jasa konsultan asal Australia yang diperlukan untuk membantu proses penentuan vendor. “Kami hanya membeli tool-nya (manual berupa kuesioner, metode dan cara menentukan vendor),” ujarnya. V. Hery Sutanto, Kepala Departmen TI AAM, menyebutkan, saat itu banyak vendor yang menawarkan diri. Berdasarkan hasil assessment dan pertimbangan biaya, akhirnya diputuskan memilih Oracle Application 11i. “Tingkat kesesuaiannya dengan yang kami inginkan paling mendekati,” kata Hery.

AAM langsung mencoba menggunakan model big bang dengan aplikasi-aplikasi yang terintegrasi secara penuh. Artinya, TI diterapkan di semua aktivitas dan bagian perusahaan, baik di front office maupun back office. “Memang ada plus-minusnya, tapi sejauh ini kami beranggapan, pendekatan big bang adalah keputusan yang benar dan terbaik bagi AAM,” ungkap Hery. Pemilihan big bang karena manajemen tak ingin tanggung-tanggung, dan berkomitmen besar mengimplementasi ERP yang terbaik. Selain itu, dalam kajian AAM, tingkat resistensi terhadap perubahan tergolong rendah, sehingga tidak mengkhawatirkan bila semua modul langsung diimplementasi bersamaan.

Secara lebih detail, implementasi TI di AAM dibagi tiga fase. Pertama, membangun fondasi di tahun 2000, yaitu dengan implementasi ERP dan supply chain. “Ini merupakan fase perubahan, standardisasi dan konsolidasi,” papar Erwin. Kedua, fase utilisasi. Erwin menyebutkan bahwa dengan dasar ERP, dibangun aplikasi strategis penunjang bisnis perusahaan, seperti business intelligence, performance management, security system, B2B dan beberapa aplikasi lain. Fase kedua ini secara paralel berjalan sejak tahun 2002.

Ketiga, fase integrasi dengan pelanggan dan prinsipal. Yakni, menggunakan aplikasi customer relationship management yang akan dibangun dengan sistem terintegrasi dan advanced. Erwin menyebutkan, nantinya banyak inisiatif dilakukan di fase ini. Salah satunya, penerapan mobile sales application. “Dalam waktu dekat, salesman AAM dapat mengentri data melalui PDA,” ungkapnya.

Sejauh ini, banyak manfaat didapat AAM dengan implementasi TI. Hery menyebutkan, setidaknya manfaat dirasakah oleh tiga lapisan, yaitu lapis operasional, lapis manajer dan lapis top management. Di tingkat operasional, manfaat yang sangat terasa adalah dalam pelaporan. “Dengan ERP, laporan dapat dibuat melalui e-mail dengan sistem alert, sehingga perkembangan penjualan perusahaan dapat diterpantau secara real time,” Hery menguraikan. Selain itu, dengan ERP, tak ada lagi pekerjaan pengulangan, dan pekerjaan dapat dilakukan lebih cepat.

Bila dikaji, sejauh ini ada sejumlah departemen yang mendapat manfaat langsung dari investasi TI. Bagian keuangan, misalnya, kini proses pencatatan keuangan perusahaan jauh lebih mudah dan cepat, karena otomasi yang terintegrasi telah dilakukan untuk manajemen piutang, utang, general ledger dan manajemen arus kas. Ini dimungkinkan, karena AAM telah menggunakan software Oracle 11i untuk mengelola account receivable, account payable, general ledger, dan manajemen arus kas.

Bagian pemasaran juga beroleh berkah dari software tersebut, yang memberikan fasilitas manajemen order, advanced pricing dan e-store. Dengan fasilitas ini memudahkan manajemen penjualan dan penentuan harga (diskon), serta memungkinkan order via Internet. Yang paling signifikan, manfaat di bidang logistik. Sebab, inventori lebih efisien dan terhindar dari penumpukan. Kemudian, pembelian dan persediaan lebih tanggap terhadap klien, perencanaan rantai pasokan lebih lancar, karena segalanya termonitor secara online dan real time. Bahkan kini, dimungkinkan melakukan forecasting terhadap permintaan dan pasokan ke depan.

Kendati sudah banyak menuai manfaat, sejauh ini AAM belum sampai pada tahap menghitung return on investment dari semua investasi TI-nya. “Sebagian dari investasi TI ini intangible asset,” tukas Erwin. Menurutnya, sebagian investasi tidak bisa diukur paralel dengan pertumbuhan revenue perusahaan.

Bagaimanapun, AAM merasakan, salah satu yang membuat bisnisnya terus tumbuh di atas rata-rata industri berkat dukungan TI. Selain itu, kini kepemilikan sistem TI yang memadai juga menjadi marketing tool yang amat menentukan ketika menarik klien baru. “Dengan kapabilitas TI, telah membuat prinsipal baru tertarik pada kami,” ungkap Erwin, yang baru saja mendapat prisipal baru berskala besar, PT Tanabe Abadi.

Investasi AAM di TI tampaknya serius. Hanya saja, pilihan pada sistem big bang patut dicermati. Sistem ini membuat arah investasi menjadi lebih terintegrasi dalam satu platform. Namun, selain membutuhkan investasi awal yang besar, dengan pola tersebut sering tidak memberikan hasil efektif. Mengapa? Platform yang didesain sejak awal sering dalam perkembangannya membutuhkan penyesuaian. Dengan demikian, big bang rawan pemborosan.

Yang dikhawatirkan, bila kebutuhan perusahaan ke depan belum tentu lebih besar ketimbang proyek yang telah didesain. Tentu, utilisasi menjadi rendah, karena ada kapasitas yang tidak terpakai. Seperti AAM sekarang, ia berani mengimplementasi fitur tertentu yang jarang diimplementasi perusahaan lain — advanced planning scheduling, misalnya. AAM adalah perusahaan pertama di Asia Pasifik yang mengimplementasi software jenis ini untuk kepentingan manajemen demand. Nah, apakah ke depan tuntutannya masih sama?

Dilihat dari besaran anggaran yang digelontorkan untuk belanja TI, sebenarnya investasi AAM tak terlalu royal — 1% total revenue. AAM bisa menekan anggaran, karena lebih banyak melakukannya sendiri melalui divisi TI. “Konsultan hanya digunakan untuk proyek besar, yang kompetensi teknisnya tidak kami miliki,” kata Erwin. Kini, divisi TI AAM meliputi 30 karyawan, dikepalai seorang kepala divisi setingkat manajer.

Pengamat dan praktisi TI, Peter Ong, menilai, langkah yang dilakukan AAM dengan berinvestasi di bidang TI tepat. “Investasi TI akan memberi hasil yang signifikan, jika dilakukan pada hal-hal yang berhubungan dengan biaya transaksi dan biaya interaksi. Salah satunya, di industri distribusi,” Peter menjelaskan. Apalagi, bagi perusahaan distribusi yang paling utama dikelola adalah data. “Salah sedikit saja mengelola data, kerugiannya sangat besar,” ujarnya. Karena itu, memang dibutuhkan investasi TI, khususnya berhubungan dengan manajemen data atau proses di back office.

Selain itu, prinsipal dari AAM kebanyakan perusahaan multinasional, sehingga investasi TI berperan cukup penting dalam hubungan dengan prinsipal. “Prinsipal asing biasanya punya demand terhadap informasi jauh lebih tinggi dari prinsipal lokal,” ujar Peter, yang pernah menjadi Presdir Interdelta (distributor farmasi).

Peter memberi catatan, yang paling penting bagi AAM, harus membenahi back office sampai level tertentu, baru kemudian dilanjutkan membenahi front office. “Tanpa pembenahan di front office, hasilnya tidak akan signifikan, back office itu tidak bisa menghasilkan uang,” demikian Peter.

Saat ini, nampaknya pembenahan di back office dan front office dilakukan secara bersamaan. Menurut Peter, jika pembenahan back office dan front office dilakukan secara bersamaan, pada waktu tertentu nantinya terjadi penurunan produktivitas, karena semua orang di organisasi itu tersedot energinya memikirkan soal TI. “Seharusnya, jangan terlalu banyak main di back office, cukup sampai level tertentu. Mereka harus lebih memberatkan perhatian di front office,” mantan pentolan Citibank dan Kalbe Farma itu menyarankan.

Sumber: Swa

 

Anugerah Argon Medika: Pilih Sistem Big Bang

Anugerah Argon Medika: Pilih Sistem Big Bang

Tren implementasi TI merambah juga ke PT Anugerah Argon Medika (AAM), raksasa distribusi nasional yang punya spesialisasi di produk farmasi etikal. Sejak tiga tahun terakhir, AAM serius berinvestasi di bidang TI, antara lain, mengimplementasi sistem ERP (enterprise resource planning) dalam proses bisnis.

Sebenarnya, pemanfaatan TI di AAM dimulai pada 1993, tapi kala itu masih sebatas otomasi. Program yang digunakan juga sangat sederhana — dBase dan Clipper — sementara antarbagian dalam organisasi belum terintegrasi satu sama lain.

Seiring reposisi perusahaan — tahun 1996 AAM mengubah visi dari perusahaan trading menjadi perusahaan distribusi — parameter yang digunakan dalam proses bisnis pun berubah, terutama berkaitan dengan persediaan barang (stok) dan pelaporan ke prinsipal. Hasilnya, bisnis tumbuh 30%-40% di atas rata-rata industri. “Dari situ, kami mulai merasa penting mengimplementasi sistem TI yang lebih memadai untuk menunjang proses bisnis,” ujar Direktur Pengelola AAM, Erwin Tenggono.

Maka, tahun 1999 muncul gagasan investasi di TI dengan mengimplementasi ERP. Namun, sebelum implementasi, terlebih dulu dilakukan kajian visi perusahaan dan visi TI perusahaan. Proses kajian melibatkan seluruh jajaran direksi dan manajer AAM. “Kami merumuskan apa yang ingin dicapai lima tahun ke depan dengan investasi TI,” ungkap Erwin. Saat itu manajemen AAM meyakini, TI bakal berperan penting.

Banyak persoalan terkait dengan sistem informasi, data, standardisasi, prosedur, serta integrasi antara kantor pusat dan sales point yang bakal terbantu dengan keberadaan TI. Apalagi, bisnis distribusi berada di posisi intermedier, “Prinsipal dan pelanggan sering memerlukan informasi yang cepat, akurat dan user friendly. Itu hanya bisa dilakukan dengan dukungan TI,” Erwin menegaskan. Implementasi TI yang baik diharapkan memberi nilai tambah signifikan dalam hal sistem dan informasi bagi pelanggan, prinsipal dan perusahaan.

Setelah sepakat atas visi yang ingin dicapai, langkah berikutnya mencari vendor. Menyadari tidak memiliki kompetensi di bidang TI, AAM menggunakan jasa konsultan asal Australia yang diperlukan untuk membantu proses penentuan vendor. “Kami hanya membeli tool-nya (manual berupa kuesioner, metode dan cara menentukan vendor),” ujarnya. V. Hery Sutanto, Kepala Departmen TI AAM, menyebutkan, saat itu banyak vendor yang menawarkan diri. Berdasarkan hasil assessment dan pertimbangan biaya, akhirnya diputuskan memilih Oracle Application 11i. “Tingkat kesesuaiannya dengan yang kami inginkan paling mendekati,” kata Hery.

AAM langsung mencoba menggunakan model big bang dengan aplikasi-aplikasi yang terintegrasi secara penuh. Artinya, TI diterapkan di semua aktivitas dan bagian perusahaan, baik di front office maupun back office. “Memang ada plus-minusnya, tapi sejauh ini kami beranggapan, pendekatan big bang adalah keputusan yang benar dan terbaik bagi AAM,” ungkap Hery. Pemilihan big bang karena manajemen tak ingin tanggung-tanggung, dan berkomitmen besar mengimplementasi ERP yang terbaik. Selain itu, dalam kajian AAM, tingkat resistensi terhadap perubahan tergolong rendah, sehingga tidak mengkhawatirkan bila semua modul langsung diimplementasi bersamaan.

Secara lebih detail, implementasi TI di AAM dibagi tiga fase. Pertama, membangun fondasi di tahun 2000, yaitu dengan implementasi ERP dan supply chain. “Ini merupakan fase perubahan, standardisasi dan konsolidasi,” papar Erwin. Kedua, fase utilisasi. Erwin menyebutkan bahwa dengan dasar ERP, dibangun aplikasi strategis penunjang bisnis perusahaan, seperti business intelligence, performance management, security system, B2B dan beberapa aplikasi lain. Fase kedua ini secara paralel berjalan sejak tahun 2002.

Ketiga, fase integrasi dengan pelanggan dan prinsipal. Yakni, menggunakan aplikasi customer relationship management yang akan dibangun dengan sistem terintegrasi dan advanced. Erwin menyebutkan, nantinya banyak inisiatif dilakukan di fase ini. Salah satunya, penerapan mobile sales application. “Dalam waktu dekat, salesman AAM dapat mengentri data melalui PDA,” ungkapnya.

Sejauh ini, banyak manfaat didapat AAM dengan implementasi TI. Hery menyebutkan, setidaknya manfaat dirasakah oleh tiga lapisan, yaitu lapis operasional, lapis manajer dan lapis top management. Di tingkat operasional, manfaat yang sangat terasa adalah dalam pelaporan. “Dengan ERP, laporan dapat dibuat melalui e-mail dengan sistem alert, sehingga perkembangan penjualan perusahaan dapat diterpantau secara real time,” Hery menguraikan. Selain itu, dengan ERP, tak ada lagi pekerjaan pengulangan, dan pekerjaan dapat dilakukan lebih cepat.

Bila dikaji, sejauh ini ada sejumlah departemen yang mendapat manfaat langsung dari investasi TI. Bagian keuangan, misalnya, kini proses pencatatan keuangan perusahaan jauh lebih mudah dan cepat, karena otomasi yang terintegrasi telah dilakukan untuk manajemen piutang, utang, general ledger dan manajemen arus kas. Ini dimungkinkan, karena AAM telah menggunakan software Oracle 11i untuk mengelola account receivable, account payable, general ledger, dan manajemen arus kas.

Bagian pemasaran juga beroleh berkah dari software tersebut, yang memberikan fasilitas manajemen order, advanced pricing dan e-store. Dengan fasilitas ini memudahkan manajemen penjualan dan penentuan harga (diskon), serta memungkinkan order via Internet. Yang paling signifikan, manfaat di bidang logistik. Sebab, inventori lebih efisien dan terhindar dari penumpukan. Kemudian, pembelian dan persediaan lebih tanggap terhadap klien, perencanaan rantai pasokan lebih lancar, karena segalanya termonitor secara online dan real time. Bahkan kini, dimungkinkan melakukan forecasting terhadap permintaan dan pasokan ke depan.

Kendati sudah banyak menuai manfaat, sejauh ini AAM belum sampai pada tahap menghitung return on investment dari semua investasi TI-nya. “Sebagian dari investasi TI ini intangible asset,” tukas Erwin. Menurutnya, sebagian investasi tidak bisa diukur paralel dengan pertumbuhan revenue perusahaan.

Bagaimanapun, AAM merasakan, salah satu yang membuat bisnisnya terus tumbuh di atas rata-rata industri berkat dukungan TI. Selain itu, kini kepemilikan sistem TI yang memadai juga menjadi marketing tool yang amat menentukan ketika menarik klien baru. “Dengan kapabilitas TI, telah membuat prinsipal baru tertarik pada kami,” ungkap Erwin, yang baru saja mendapat prisipal baru berskala besar, PT Tanabe Abadi.

Investasi AAM di TI tampaknya serius. Hanya saja, pilihan pada sistem big bang patut dicermati. Sistem ini membuat arah investasi menjadi lebih terintegrasi dalam satu platform. Namun, selain membutuhkan investasi awal yang besar, dengan pola tersebut sering tidak memberikan hasil efektif. Mengapa? Platform yang didesain sejak awal sering dalam perkembangannya membutuhkan penyesuaian. Dengan demikian, big bang rawan pemborosan.

Yang dikhawatirkan, bila kebutuhan perusahaan ke depan belum tentu lebih besar ketimbang proyek yang telah didesain. Tentu, utilisasi menjadi rendah, karena ada kapasitas yang tidak terpakai. Seperti AAM sekarang, ia berani mengimplementasi fitur tertentu yang jarang diimplementasi perusahaan lain — advanced planning scheduling, misalnya. AAM adalah perusahaan pertama di Asia Pasifik yang mengimplementasi software jenis ini untuk kepentingan manajemen demand. Nah, apakah ke depan tuntutannya masih sama?

Dilihat dari besaran anggaran yang digelontorkan untuk belanja TI, sebenarnya investasi AAM tak terlalu royal — 1% total revenue. AAM bisa menekan anggaran, karena lebih banyak melakukannya sendiri melalui divisi TI. “Konsultan hanya digunakan untuk proyek besar, yang kompetensi teknisnya tidak kami miliki,” kata Erwin. Kini, divisi TI AAM meliputi 30 karyawan, dikepalai seorang kepala divisi setingkat manajer.

Pengamat dan praktisi TI, Peter Ong, menilai, langkah yang dilakukan AAM dengan berinvestasi di bidang TI tepat. “Investasi TI akan memberi hasil yang signifikan, jika dilakukan pada hal-hal yang berhubungan dengan biaya transaksi dan biaya interaksi. Salah satunya, di industri distribusi,” Peter menjelaskan. Apalagi, bagi perusahaan distribusi yang paling utama dikelola adalah data. “Salah sedikit saja mengelola data, kerugiannya sangat besar,” ujarnya. Karena itu, memang dibutuhkan investasi TI, khususnya berhubungan dengan manajemen data atau proses di back office.

Selain itu, prinsipal dari AAM kebanyakan perusahaan multinasional, sehingga investasi TI berperan cukup penting dalam hubungan dengan prinsipal. “Prinsipal asing biasanya punya demand terhadap informasi jauh lebih tinggi dari prinsipal lokal,” ujar Peter, yang pernah menjadi Presdir Interdelta (distributor farmasi).

Peter memberi catatan, yang paling penting bagi AAM, harus membenahi back office sampai level tertentu, baru kemudian dilanjutkan membenahi front office. “Tanpa pembenahan di front office, hasilnya tidak akan signifikan, back office itu tidak bisa menghasilkan uang,” demikian Peter.

Saat ini, nampaknya pembenahan di back office dan front office dilakukan secara bersamaan. Menurut Peter, jika pembenahan back office dan front office dilakukan secara bersamaan, pada waktu tertentu nantinya terjadi penurunan produktivitas, karena semua orang di organisasi itu tersedot energinya memikirkan soal TI. “Seharusnya, jangan terlalu banyak main di back office, cukup sampai level tertentu. Mereka harus lebih memberatkan perhatian di front office,” mantan pentolan Citibank dan Kalbe Farma itu menyarankan.

Sumber: Swa

 

Avon Indonesia: Belum Sentuh Kebutuhan Pelanggan

Avon Indonesia: Belum Sentuh Kebutuhan Pelanggan

Pada 1989, ketika belum banyak perusahaan di industri kosmetik menyadari pentingnya manfaat teknologi informasi (TI) dalam aktivitas bisnisnya, PT Avon Indonesia (AI) dengan sigap memulai. Tahap demi tahap implementasi TI pun dilalui, mulai dari sistem yang sederhana, hingga yang canggih dan cukup njelimet. Seperti dituturkan Koordinator Redesain Proses Bisnis & Direktur TI AI, Hadi Barko, penerapan TI di lingkungannya akan terus berubah seiring perkembangan bisnis Avon di Indonesia.

Sebagaimana diketahui, selama ini AI menggunakan sistem penjualan langsung yang sangat mengandalkan promosi melalui brosur. Tiap bulan, brosurnya berubah sesuai dengan program promosi yang tengah dijalankan. Jika cara berpromosi ini dilakukan secara manual, “Terus terang saja, kami tidak sanggup,” ujar Hadi. Karena itulah, informasi online di seluruh cabang menjadi hal yang sangat dibutuhkan.

Selain dapat mempercepat proses, dijelaskan Hadi, implementasi TI di Avon juga mempunyai sasaran dan tujuan lain, yakni meng-improve stakeholder. Demi memenuhi harapan itu, sistem TI pun dirancang agar nantinya mampu meningkatkan profit para pemegang saham.

Sejauh ini, penerapannya sudah menjalar dari hulu ke hilir. Hampir seluruh aktivitas operasional AI mendapat sentuhan TI. Di Divisi Produksi, misalnya, program aplikasi TI yang digunakan, antara lain, Oracle, Unix, BMS, Lotus Notes, Eric dan Manugistics, dilengkapi 15 server. Fungsinya: dari manufaktur hingga kegiatan sehari-hari yang terjadi di gerai Avon, yang melingkupi bagian keuangan, pemasaran, penjualan dan operasional.

Di Divisi Keuangan, program aplikasi TI yang diimplementasi AI berasal dari Amerika Serikat, yaitu CODA. Kegunaannya: memonitor segala kegiatan keuangan AI. Sementara itu, di Divisi SDM, AI menerapkan program ARMES, yang berfungsi memonitor seluruh kegiatan SDM seperti rekrutmen, pengembangan pelatihan, dan lain-lain. Adapun Divisi Penjualan menggunakan program branch management system. Kegunaannya, memonitor transaksi di seluruh cabang AI.

Kemudian, di Divisi Pemasaran, AI mengaplikasikan PCMS dan e-profile. PCMS digunakan untuk mengelola informasi seputar pemasaran produk hi-demand, stok barang dan lain-lain dari cabang ke manufaktur, di samping tren masing-masing barang di semua gerai. Sementara itu, e-profile berfungsi sebagai Internet atau penghubung informasi secara saling-silang di kantor Avon seluruh dunia. Terakhir, penerapan TI di Divisi Distribusi menggunakan sistem Manugistics. Fungsinya, mendistribusikan barang yang sudah jadi di pabrik ke 75 gerai AI yang lokasinya terpisah-pisah itu.

Dalam menyusun program di atas, AI berpatokan pada rumus return on investment (RoI). Nilai investasinya, tidak terlalu jadi masalah. “Yang penting, bagaimana nilai investasi bisa balik dengan cepat dan memuaskan,” tutur Hadi. AI menargetkan, setelah 4-5 tahun barulah nilai investasi itu bisa kembali. Sayang, Hadi tidak berkenan mengungkapkan nilainya. Yang jelas, perkembangannya sudah mengarah ke hasil yang diharapkan. “Kami menginginkan investasi ini dapat lebih mempercepat proses,” tutur Hadi penuh harap. Proses yang lebih cepat, diyakininya, dapat meningkatkan daya saing Avon di pasaran dan meningkatkan profit perusahaan.

Melihat sistem yang diterapkan, perusahaan yang bermarkas di Negeri Paman Sam ini terkesan sangat ingin membangun layanan komunikasi eksternal dan internal sesuai standar messaging Avon di seluruh dunia. Misalnya, komunikasi dengan kantor pusat Avon di AS hingga ke seluruh kantor cabang di Indonesia telah dilakukan via e-mail. Cara komunikasi melalui faks, boleh dikata, sudah lama ditinggalkan Avon.

Singkatnya, untuk menunjang implementasi sistem baru — katakanlah di satu cabang — agar dapat berlangsung dengan baik, AI kerap melakukan change management. Praktiknya, dengan menjalankan business process redesign (BPR). Cara ini memungkinkan terjadinya perubahan pada kultur perusahaan, struktur dan fungsi organisasi, agar sesuai dengan sistem TI baru yang diimplementasi. Selain itu, AI juga membuat tim khusus (ad hoc) yang melibatkan seluruh departemen.

TI begitu penting bagi AI, sehingga manajemen merasa perlu membangun departemen TI — bukan sekadar bagian EDP atau help desk — untuk mendukung proses bisnis. Pengambilan keputusan investasi TI di Avon berada di bawah tanggung jawab direksi, manajer dan penyelia. “Namun, keputusan final di tangan direktur TI,” ujar Hadi, dan ia menambahkan, direksi juga bertanggung jawab dalam pengawasannya.

Dalam memilih perangkat — baik hardware maupun software — yang dibutuhkan, AI melakukannya berdasarkan kebijakan atau rekomendasi Avon regional/global. Namun, keputusan tetap diserahkan ke manajemen AI dan disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. “Kami harus tahu dulu sistemnya seperti apa, agar mendapatkan hardware yang cocok. Jadi, tidak asal tunjuk,” Hadi menegaskan.

Ke depan, tutur Hadi, implementasi TI di AI dirancang seiring arah globalisasi, melalui centralized system. Pada 2004-05, rencananya Avon akan memasuki one single system se-Asia Pasifik. Misalnya, untuk mengetahui keuntungan/kerugian transaksi hari ini di AI, bisa langsung online ke kantor pusat Avon di AS. Dengan begitu, jarak yang terbentang luas bukan lagi hambatan bagi perusahaan multinasional seperti Avon. Agar sistem baru itu dapat berjalan lancar, tiga elemen dasar kini sedang dipersiapkan: people, proses dan infrastruktur.

Pakar manajemen TI Eko Indrajit menilai, implementasi TI di AI memang layak diacungi jempol. Dilihat dari sistem yang dipakai, tampaknya AI tak ragu-ragu lagi menerapkan TI di lingkungannya. “Penerapan BPR itu saja sudah memperlihatkan kalau sistem TI-nya berstandar internasional,” Eko mengomentari.

Meski begitu, kehebatan TI di AI bukan tanpa cela. Setidaknya, Eko menemukan dua kelemahan penerapan TI di sana. Pertama, SDM AI kurang dipersiapkan untuk bisa menerima sistem TI yang canggih. Kedua, bisakah dengan penerapan TI yang berstandar internasional itu kinerja AI disamakan dengan Avon Global?

Di Avon pusat, penerapan TI yang canggih — bisa jadi — dapat membentuk kebiasaan profesionalisme yang baik. Nah, di Indonesia, hal ini masih pertanyaan besar. Ambil contoh, penerapan TI di PT Caltex Indonesia, sejauh ini sangat bagus. “Meski Caltex Indonesia dikelola orang lokal, etos kerjanya seperti orang bule. Mereka mau belajar sungguh-sungguh mengenai TI,” Eko berujar. Di AI, belum terlihat jelas, dapatkah implementasi TI lebih meningkatkan etos kerja karyawan.

Menerapkan TI yang canggih memang penting. Namun, di mata Eko, tak ada artinya jika SDM di sekitarnya belum siap dengan perubahan itu. Yang dimaksud SDM di sini, bukan hanya di level direksi dan manajerial, “Tapi juga ke semua lini,” ia menandaskan. Dengan kata lain, “Percuma saja punya TI canggih, jika SDM-nya tidak mampu menyerap,” lanjut Eko.

Selain masalah SDM, kelemahan lain yang sering ditemui di perusahaan yang mengimplementasi TI adalah manfaat TI itu sendiri. Sebagian besar perusahaan — biasanya — menerapkan TI sekadar untuk mengejar target penjualan atau mempercepat proses. Di AI kelihatannya juga demikian. Meski sistem TI sudah terintegrasi dari hulu ke hilir, Eko menilai, dalam aplikasinya belum berorientasi pada kebutuhan pelanggan.

Sebagai perusahaan yang mengandalkan penjualan langsung, seharusnya AI lebih memperhatikan kebutuhan pelanggannya. “Saya belum melihat AI memanfaatkan TI untuk meningkatkan pelayanan pelanggan,” katanya. Padahal, AI bisa menggarap TI untuk menjalin hubungan yang lebih baik dengan para pelanggannya (customer relations), misalnya melalui aplikasi customer relationship manangement. “Saya lihat, aplikasi TI-nya lebih condong ke manajemen dan back office,” Eko manambahkan.

Karena itu, ia menyarankan, sebaiknya AI mulai menjajagi transaksi lewat Internet bagi para pelanggannya. Yang tak kalah menarik, sebenarnya AI bisa menawarkan produk-produk baru secara pribadi melalui e-mail, SMS atau Internet. Selain pelanggan merasa diistimewakan, cara ini lebih memiliki sentuhan personal. Sementara itu, upaya promosi dan kampanye melalui brosur yang selama ini dilakukan AI, dinilai Eko kurang efektif.

Kendati ke depan AI siap dengan centralized system, Eko mempertanyakan kegunaannya. Menurutnya, tidak ada artinya AI online transaksi dengan Avon global, jika tak menyentuh pelayanan pelanggan. “Apa artinya jika online hanya untuk memudahkan konsolidasi keuangan, tapi pelanggan di Indonesia tidak bisa mengorder produk yang tersedia di Avon pusat,” ia bertanya lagi. Seharusnya, lanjut Eko, era globalisasi harus disongsong dengan orientasi pelanggan. “Yang penting bagi pelanggan adalah kualitas pelayanan Avon.”

Penghitungan RoI untuk melihat manfaat implementasi TI di suatu perusahaan, dinilainya, juga kurang tepat. “RoI hanya untuk menghitung manfaat investasi yang bersifat tangible. Padahal, manfaat investasi TI lebih banyak yang intangible,” Eko menerangkan. Sebetulnya, selain RoI, ada rumusan lain yang bisa dipakai untuk mengukur manfaat TI, misalnya dengan payback time atau information economic. Sejauh ini, yang bisa dipahami orang TI hanya RoI.

Setidak-tidaknya, tingkat keberhasilan implementasi TI di suatu perusahaan, bisa diukur dari dua hal. Pertama, masih seringkah karyawan lembur? Selalu siapkah order barang? Jika ternyata karyawan masih kerap lembur, artinya implementasi TI di AI belum optimal. Kedua, bisa ditanyakan ke pelanggan, seberapa sering mereka komplain? Bagaimana pelayanan AI dulu dibanding sekarang? Jika tidak ada bedanya, berarti fungsi TI belum berjalan dengan baik. Sebaliknya, bila pelanggan sudah merasa puas dengan pelayanan AI saat ini, hal itu lantaran didukung implementasi yang canggih dan tepat.

AIG Lippo: Investasi Miliaran Tak Sia-sia

AIG Lippo salah satu contoh kasus implementasi teknologi informasi (TI) yang tepat, terencana, dan berhasil guna. Di perusahaan ini, TI telah dicoba diaplikasi sejak awal didirikan pada 1983 untuk menunjang semua aktivitas bisnis. Namun, baru pada 1994, perusahan patungan Lippo Grup dan AIG asal Amerika Serikat ini serius menggarap fasilitas TI mereka yang tertuang dalam blue print. Di cetak biru inilah, manajemen menjelaskan dan membuat analisis serta perencanaan akan seperti apa TI yang diterapkan. Dari situ ditetapkan pula model perusahaan kelak dengan TI sesuai dengan perencanaan tadi.

Wiriadi Saputra, Associate Director Operation System and Technology Group Head AIG Lippo, mengatakan implementasi TI di AIG Lippo sangat penting dalam menunjang kesuksesan bisnis yang digarap perusahaan. “Pada industri yang besar, implementasi TI dianggap sebagai komponen yang penting,” kata Wiriadi. Lebih khusus lagi pada AIG Lippo, komitmen jajaran manajemen untuk implementasi TI dengan berbagai risikonya sangat besar. Mereka memandang TI sebagai salah satu alat untuk bersaing bahkan mengalahkan kompetitor. Jika lebih difokuskan lagi, TI dimanfaatkan perusahaan untuk mengefisienkan dan mengefektifkan serta memberikan kepuasan kepada nasabahnya.

Untuk semua itu, manajemen AIG Lippo tak sayang menanamkan uang dalam jumlah yang sangat besar. Sedikit-dikitnya Rp 10 miliar digelontorkan untuk kebutuhan TI. Peter Ong, Presiden i2BC (Indonesian infocosm Business Community), percaya atas besaran angka investasi tadi.

Ia menyodorkan hasil penelitian Celent, perusahaan jasa konsultasi dan riset TI di AS, bahwa AIG — perusahaan induk patungan AIG Lippo — memang menginvestasi uangnya lebih besar untuk TI dibanding perusahaan sejenis di AS. Pada 2002, AIG AS membelanjakan paling sedikit US$ 446 juta untuk kebutuhan TI. Angka ini lebih besar dari dana yang dibenamkan State Farm (US$ 413 juta), MetLife (US$ 360 juta), Allstate (US$ 336 juta), dan Zurich (US$ 331 juta). Sepanjang 2002, pertumbuhan investasi TI pada perusahaan asuransi besar di AS mencapai 7% dari tahun sebelumnya. Total investasi industri asuransi AS terhadap TI tahun 2002 diperkirakan US$ 18 miliar.

“Menurut perkiraan Celent Research, biaya TI di rata-rata perusahaan asuransi setara dengan 12% dari non-commission operating expenses,” jelas Peter Ong. Ia menambahkan, distribusi anggaran komponen TI terdiri atas biaya staf internal (44%), biaya konsultan (11%), lisensi piranti lunak dan support (20%), perangkat keras (15%), connectivity dan bandwidth (8%), dan lain-lain (2%).

Manajemen AIG Lippo tampaknya sadar betul pentingnya kebutuhan atas TI sehingga penyusunan investasi TI dimasukkan dalam perencanaan budget tahunan. Semuanya memang tidak sia-sia sebab perusahaan menerima benefit yang tak kalah besarnya. Penghematan biaya operasional, misalnya, mencapai 40% sejak implementasi TI.

Kata Wiriadi, pihaknya punya satu syarat dalam pemilihan perangkat hardware dan software: simpel dan seragam. Untuk PC, misalnya, semuanya menggunakan Intel Base dan Critical System dengan IBM High 400, sedangkan software semisal database atau internet menggunakan Microsoft. Pemakaian kedua brand ini bukan berarti yang terbaik, tapi menghindarkan terlalu banyak platform.

Dalam perkembangannya, implementasi TI di AIG Lippo kini memasuki tahap perencanaan ketiga. Di perusahaan ini, perencanaan arah dan kebijakan TI dirumuskan setiap lima tahun. Pada tahap pertama, arah kebijakan TI ditekankan pada pengembangan infrastruktur dan arsitektur peranti lunak. Termasuk di dalamnya penerapan komputerisasi yang terkoneksi ke local area network (LAN). Juga mendesain software sesederhana dan seluwes mungkin. Orientasi manajemen adalah membuat sistem TI mereka sefleksibel mungkin, sehingga mampu mengikuti perkembangan bisnis secara keseluruhan.

Tahap kedua (1999): implementasi mulai mengacu pada internetisasi plus pembenahan software. Tujuannya: agar bisa mengikuti perkembangan bisnis secara cepat. Maklum, saat itu industri asuransi sedang bertumbuh dengan luar biasa, khususnya dalam hal inovasi produk. Ekspansi juga mulai dirancang dengan membuka beberapa kantor cabang yang dihubungkan secara online. Saat ini, tujuh kantor cabang AIG Lippo telah tersambung.

Kini, hampir semua aspek dan lini bisnis AIG Lippo telah tersentuh TI. Komunikasi internal dan eksternal, contohnya, semakin mudah dan cepat dengan sistem email. Penyimpanan dokumen atau filling data menggunakan sistem imaging, penerapan sistem OLAP (online analitical processing) — semacam data warehousing — untuk fungsi pengumpulan data agar bisa masuk ke database. Ini termasuk membuat e-media, semacam majalah dinding, yang menjadi pusat informasi bagi semua karyawan. Untuk semua antisipasi perkembangan teknologi itu, AIG Lippo meraih banyak penhargaan. Seperti, HP Award untuk penerapan e-media dan Warta Ekonomi Award untuk pengembangan intranet.

Untuk tahap ketiga yang akan dimulai pada 2004, sejumlah rencana dan arah kebijakan investasi TI telah dirancang. Rencananya, dalam lima tahun ke depan, tenaga penjual di lapangan akan dibekali PDA (Personal Digital Assitance), sehingga mereka bisa menggenerate perencanaan finansial. Ini juga termasuk rencana pemanfaatan mobile phone, smart card, dan teknologi wireless. Ada pula keinginan manajemen untuk menerapkan B2B.

Namun, manajemen AIG Lippo mengakui bahwa banyak kendala yang menghadang dalam implementasi TI. Misalnya, biaya yang semakin besar oleh pergerakan nilai tukar rupiah dengan dolar. Juga, kesulitan mendapatkan staf human resources (HR) yang capable. Cepatnya perubahan teknologi itu sendiri juga menjadi penghambat implementasi TI di sini.

Manajemen mencoba menyiasatinya dengan cara memanfaatkan dan menggunakan teknologi sesuai dengan kebutuhan. Artinya, AIG hanya akan mengeluarkan duit untuk teknologi yang diyakini mendukung bisnis mereka. Salah satu caranya, melakukan feasibility studi sebelum memutuskan penggunaan sistem atau teknologi. Pemenuhan SDM sesuai dengan kebutuhan disiasati dengan cara training dan fasilitas bagi mereka yang telah ada agar tidak hengkang.

Meskipun mengakui antisipasi cepat manajemen AIG Lippo terhadap perkembangan TI, namun Peter Ong menyarankan agar perusahaan ini memiliki enterprise architecture yang bisa scalable ke arah web services.

“Ada beberapa cara untuk melihat level spending TI yang optimal untuk perusahaan asuransi. Misalnya, mengukur dari investasi TI per pegawai,” ujar Peter. Di AS, katanya, bisa mencapai US$ 5,000–US$ 10,000, tergantung besar-tidaknya perusahaan khususnya dalam hal revenue. Memang, belum ada riset apakah nasabah AIG Lippo benar-benar terpuaskan oleh pelayanan yang serba TI ini seperti yang mereka paparkan dengan bangga di tulisan ini.

Sumber: Swa

Avon Indonesia: Belum Sentuh Kebutuhan Pelanggan

Avon Indonesia: Belum Sentuh Kebutuhan Pelanggan

Pada 1989, ketika belum banyak perusahaan di industri kosmetik menyadari pentingnya manfaat teknologi informasi (TI) dalam aktivitas bisnisnya, PT Avon Indonesia (AI) dengan sigap memulai. Tahap demi tahap implementasi TI pun dilalui, mulai dari sistem yang sederhana, hingga yang canggih dan cukup njelimet. Seperti dituturkan Koordinator Redesain Proses Bisnis & Direktur TI AI, Hadi Barko, penerapan TI di lingkungannya akan terus berubah seiring perkembangan bisnis Avon di Indonesia.

Sebagaimana diketahui, selama ini AI menggunakan sistem penjualan langsung yang sangat mengandalkan promosi melalui brosur. Tiap bulan, brosurnya berubah sesuai dengan program promosi yang tengah dijalankan. Jika cara berpromosi ini dilakukan secara manual, “Terus terang saja, kami tidak sanggup,” ujar Hadi. Karena itulah, informasi online di seluruh cabang menjadi hal yang sangat dibutuhkan.

Selain dapat mempercepat proses, dijelaskan Hadi, implementasi TI di Avon juga mempunyai sasaran dan tujuan lain, yakni meng-improve stakeholder. Demi memenuhi harapan itu, sistem TI pun dirancang agar nantinya mampu meningkatkan profit para pemegang saham.

Sejauh ini, penerapannya sudah menjalar dari hulu ke hilir. Hampir seluruh aktivitas operasional AI mendapat sentuhan TI. Di Divisi Produksi, misalnya, program aplikasi TI yang digunakan, antara lain, Oracle, Unix, BMS, Lotus Notes, Eric dan Manugistics, dilengkapi 15 server. Fungsinya: dari manufaktur hingga kegiatan sehari-hari yang terjadi di gerai Avon, yang melingkupi bagian keuangan, pemasaran, penjualan dan operasional.

Di Divisi Keuangan, program aplikasi TI yang diimplementasi AI berasal dari Amerika Serikat, yaitu CODA. Kegunaannya: memonitor segala kegiatan keuangan AI. Sementara itu, di Divisi SDM, AI menerapkan program ARMES, yang berfungsi memonitor seluruh kegiatan SDM seperti rekrutmen, pengembangan pelatihan, dan lain-lain. Adapun Divisi Penjualan menggunakan program branch management system. Kegunaannya, memonitor transaksi di seluruh cabang AI.

Kemudian, di Divisi Pemasaran, AI mengaplikasikan PCMS dan e-profile. PCMS digunakan untuk mengelola informasi seputar pemasaran produk hi-demand, stok barang dan lain-lain dari cabang ke manufaktur, di samping tren masing-masing barang di semua gerai. Sementara itu, e-profile berfungsi sebagai Internet atau penghubung informasi secara saling-silang di kantor Avon seluruh dunia. Terakhir, penerapan TI di Divisi Distribusi menggunakan sistem Manugistics. Fungsinya, mendistribusikan barang yang sudah jadi di pabrik ke 75 gerai AI yang lokasinya terpisah-pisah itu.

Dalam menyusun program di atas, AI berpatokan pada rumus return on investment (RoI). Nilai investasinya, tidak terlalu jadi masalah. “Yang penting, bagaimana nilai investasi bisa balik dengan cepat dan memuaskan,” tutur Hadi. AI menargetkan, setelah 4-5 tahun barulah nilai investasi itu bisa kembali. Sayang, Hadi tidak berkenan mengungkapkan nilainya. Yang jelas, perkembangannya sudah mengarah ke hasil yang diharapkan. “Kami menginginkan investasi ini dapat lebih mempercepat proses,” tutur Hadi penuh harap. Proses yang lebih cepat, diyakininya, dapat meningkatkan daya saing Avon di pasaran dan meningkatkan profit perusahaan.

Melihat sistem yang diterapkan, perusahaan yang bermarkas di Negeri Paman Sam ini terkesan sangat ingin membangun layanan komunikasi eksternal dan internal sesuai standar messaging Avon di seluruh dunia. Misalnya, komunikasi dengan kantor pusat Avon di AS hingga ke seluruh kantor cabang di Indonesia telah dilakukan via e-mail. Cara komunikasi melalui faks, boleh dikata, sudah lama ditinggalkan Avon.

Singkatnya, untuk menunjang implementasi sistem baru — katakanlah di satu cabang — agar dapat berlangsung dengan baik, AI kerap melakukan change management. Praktiknya, dengan menjalankan business process redesign (BPR). Cara ini memungkinkan terjadinya perubahan pada kultur perusahaan, struktur dan fungsi organisasi, agar sesuai dengan sistem TI baru yang diimplementasi. Selain itu, AI juga membuat tim khusus (ad hoc) yang melibatkan seluruh departemen.

TI begitu penting bagi AI, sehingga manajemen merasa perlu membangun departemen TI — bukan sekadar bagian EDP atau help desk — untuk mendukung proses bisnis. Pengambilan keputusan investasi TI di Avon berada di bawah tanggung jawab direksi, manajer dan penyelia. “Namun, keputusan final di tangan direktur TI,” ujar Hadi, dan ia menambahkan, direksi juga bertanggung jawab dalam pengawasannya.

Dalam memilih perangkat — baik hardware maupun software — yang dibutuhkan, AI melakukannya berdasarkan kebijakan atau rekomendasi Avon regional/global. Namun, keputusan tetap diserahkan ke manajemen AI dan disesuaikan dengan kebutuhan bisnis. “Kami harus tahu dulu sistemnya seperti apa, agar mendapatkan hardware yang cocok. Jadi, tidak asal tunjuk,” Hadi menegaskan.

Ke depan, tutur Hadi, implementasi TI di AI dirancang seiring arah globalisasi, melalui centralized system. Pada 2004-05, rencananya Avon akan memasuki one single system se-Asia Pasifik. Misalnya, untuk mengetahui keuntungan/kerugian transaksi hari ini di AI, bisa langsung online ke kantor pusat Avon di AS. Dengan begitu, jarak yang terbentang luas bukan lagi hambatan bagi perusahaan multinasional seperti Avon. Agar sistem baru itu dapat berjalan lancar, tiga elemen dasar kini sedang dipersiapkan: people, proses dan infrastruktur.

Pakar manajemen TI Eko Indrajit menilai, implementasi TI di AI memang layak diacungi jempol. Dilihat dari sistem yang dipakai, tampaknya AI tak ragu-ragu lagi menerapkan TI di lingkungannya. “Penerapan BPR itu saja sudah memperlihatkan kalau sistem TI-nya berstandar internasional,” Eko mengomentari.

Meski begitu, kehebatan TI di AI bukan tanpa cela. Setidaknya, Eko menemukan dua kelemahan penerapan TI di sana. Pertama, SDM AI kurang dipersiapkan untuk bisa menerima sistem TI yang canggih. Kedua, bisakah dengan penerapan TI yang berstandar internasional itu kinerja AI disamakan dengan Avon Global?

Di Avon pusat, penerapan TI yang canggih — bisa jadi — dapat membentuk kebiasaan profesionalisme yang baik. Nah, di Indonesia, hal ini masih pertanyaan besar. Ambil contoh, penerapan TI di PT Caltex Indonesia, sejauh ini sangat bagus. “Meski Caltex Indonesia dikelola orang lokal, etos kerjanya seperti orang bule. Mereka mau belajar sungguh-sungguh mengenai TI,” Eko berujar. Di AI, belum terlihat jelas, dapatkah implementasi TI lebih meningkatkan etos kerja karyawan.

Menerapkan TI yang canggih memang penting. Namun, di mata Eko, tak ada artinya jika SDM di sekitarnya belum siap dengan perubahan itu. Yang dimaksud SDM di sini, bukan hanya di level direksi dan manajerial, “Tapi juga ke semua lini,” ia menandaskan. Dengan kata lain, “Percuma saja punya TI canggih, jika SDM-nya tidak mampu menyerap,” lanjut Eko.

Selain masalah SDM, kelemahan lain yang sering ditemui di perusahaan yang mengimplementasi TI adalah manfaat TI itu sendiri. Sebagian besar perusahaan — biasanya — menerapkan TI sekadar untuk mengejar target penjualan atau mempercepat proses. Di AI kelihatannya juga demikian. Meski sistem TI sudah terintegrasi dari hulu ke hilir, Eko menilai, dalam aplikasinya belum berorientasi pada kebutuhan pelanggan.

Sebagai perusahaan yang mengandalkan penjualan langsung, seharusnya AI lebih memperhatikan kebutuhan pelanggannya. “Saya belum melihat AI memanfaatkan TI untuk meningkatkan pelayanan pelanggan,” katanya. Padahal, AI bisa menggarap TI untuk menjalin hubungan yang lebih baik dengan para pelanggannya (customer relations), misalnya melalui aplikasi customer relationship manangement. “Saya lihat, aplikasi TI-nya lebih condong ke manajemen dan back office,” Eko manambahkan.

Karena itu, ia menyarankan, sebaiknya AI mulai menjajagi transaksi lewat Internet bagi para pelanggannya. Yang tak kalah menarik, sebenarnya AI bisa menawarkan produk-produk baru secara pribadi melalui e-mail, SMS atau Internet. Selain pelanggan merasa diistimewakan, cara ini lebih memiliki sentuhan personal. Sementara itu, upaya promosi dan kampanye melalui brosur yang selama ini dilakukan AI, dinilai Eko kurang efektif.

Kendati ke depan AI siap dengan centralized system, Eko mempertanyakan kegunaannya. Menurutnya, tidak ada artinya AI online transaksi dengan Avon global, jika tak menyentuh pelayanan pelanggan. “Apa artinya jika online hanya untuk memudahkan konsolidasi keuangan, tapi pelanggan di Indonesia tidak bisa mengorder produk yang tersedia di Avon pusat,” ia bertanya lagi. Seharusnya, lanjut Eko, era globalisasi harus disongsong dengan orientasi pelanggan. “Yang penting bagi pelanggan adalah kualitas pelayanan Avon.”

Penghitungan RoI untuk melihat manfaat implementasi TI di suatu perusahaan, dinilainya, juga kurang tepat. “RoI hanya untuk menghitung manfaat investasi yang bersifat tangible. Padahal, manfaat investasi TI lebih banyak yang intangible,” Eko menerangkan. Sebetulnya, selain RoI, ada rumusan lain yang bisa dipakai untuk mengukur manfaat TI, misalnya dengan payback time atau information economic. Sejauh ini, yang bisa dipahami orang TI hanya RoI.

Setidak-tidaknya, tingkat keberhasilan implementasi TI di suatu perusahaan, bisa diukur dari dua hal. Pertama, masih seringkah karyawan lembur? Selalu siapkah order barang? Jika ternyata karyawan masih kerap lembur, artinya implementasi TI di AI belum optimal. Kedua, bisa ditanyakan ke pelanggan, seberapa sering mereka komplain? Bagaimana pelayanan AI dulu dibanding sekarang? Jika tidak ada bedanya, berarti fungsi TI belum berjalan dengan baik. Sebaliknya, bila pelanggan sudah merasa puas dengan pelayanan AI saat ini, hal itu lantaran didukung implementasi yang canggih dan tepat.

AIG Lippo: Investasi Miliaran Tak Sia-sia

AIG Lippo salah satu contoh kasus implementasi teknologi informasi (TI) yang tepat, terencana, dan berhasil guna. Di perusahaan ini, TI telah dicoba diaplikasi sejak awal didirikan pada 1983 untuk menunjang semua aktivitas bisnis. Namun, baru pada 1994, perusahan patungan Lippo Grup dan AIG asal Amerika Serikat ini serius menggarap fasilitas TI mereka yang tertuang dalam blue print. Di cetak biru inilah, manajemen menjelaskan dan membuat analisis serta perencanaan akan seperti apa TI yang diterapkan. Dari situ ditetapkan pula model perusahaan kelak dengan TI sesuai dengan perencanaan tadi.

Wiriadi Saputra, Associate Director Operation System and Technology Group Head AIG Lippo, mengatakan implementasi TI di AIG Lippo sangat penting dalam menunjang kesuksesan bisnis yang digarap perusahaan. “Pada industri yang besar, implementasi TI dianggap sebagai komponen yang penting,” kata Wiriadi. Lebih khusus lagi pada AIG Lippo, komitmen jajaran manajemen untuk implementasi TI dengan berbagai risikonya sangat besar. Mereka memandang TI sebagai salah satu alat untuk bersaing bahkan mengalahkan kompetitor. Jika lebih difokuskan lagi, TI dimanfaatkan perusahaan untuk mengefisienkan dan mengefektifkan serta memberikan kepuasan kepada nasabahnya.

Untuk semua itu, manajemen AIG Lippo tak sayang menanamkan uang dalam jumlah yang sangat besar. Sedikit-dikitnya Rp 10 miliar digelontorkan untuk kebutuhan TI. Peter Ong, Presiden i2BC (Indonesian infocosm Business Community), percaya atas besaran angka investasi tadi.

Ia menyodorkan hasil penelitian Celent, perusahaan jasa konsultasi dan riset TI di AS, bahwa AIG — perusahaan induk patungan AIG Lippo — memang menginvestasi uangnya lebih besar untuk TI dibanding perusahaan sejenis di AS. Pada 2002, AIG AS membelanjakan paling sedikit US$ 446 juta untuk kebutuhan TI. Angka ini lebih besar dari dana yang dibenamkan State Farm (US$ 413 juta), MetLife (US$ 360 juta), Allstate (US$ 336 juta), dan Zurich (US$ 331 juta). Sepanjang 2002, pertumbuhan investasi TI pada perusahaan asuransi besar di AS mencapai 7% dari tahun sebelumnya. Total investasi industri asuransi AS terhadap TI tahun 2002 diperkirakan US$ 18 miliar.

“Menurut perkiraan Celent Research, biaya TI di rata-rata perusahaan asuransi setara dengan 12% dari non-commission operating expenses,” jelas Peter Ong. Ia menambahkan, distribusi anggaran komponen TI terdiri atas biaya staf internal (44%), biaya konsultan (11%), lisensi piranti lunak dan support (20%), perangkat keras (15%), connectivity dan bandwidth (8%), dan lain-lain (2%).

Manajemen AIG Lippo tampaknya sadar betul pentingnya kebutuhan atas TI sehingga penyusunan investasi TI dimasukkan dalam perencanaan budget tahunan. Semuanya memang tidak sia-sia sebab perusahaan menerima benefit yang tak kalah besarnya. Penghematan biaya operasional, misalnya, mencapai 40% sejak implementasi TI.

Kata Wiriadi, pihaknya punya satu syarat dalam pemilihan perangkat hardware dan software: simpel dan seragam. Untuk PC, misalnya, semuanya menggunakan Intel Base dan Critical System dengan IBM High 400, sedangkan software semisal database atau internet menggunakan Microsoft. Pemakaian kedua brand ini bukan berarti yang terbaik, tapi menghindarkan terlalu banyak platform.

Dalam perkembangannya, implementasi TI di AIG Lippo kini memasuki tahap perencanaan ketiga. Di perusahaan ini, perencanaan arah dan kebijakan TI dirumuskan setiap lima tahun. Pada tahap pertama, arah kebijakan TI ditekankan pada pengembangan infrastruktur dan arsitektur peranti lunak. Termasuk di dalamnya penerapan komputerisasi yang terkoneksi ke local area network (LAN). Juga mendesain software sesederhana dan seluwes mungkin. Orientasi manajemen adalah membuat sistem TI mereka sefleksibel mungkin, sehingga mampu mengikuti perkembangan bisnis secara keseluruhan.

Tahap kedua (1999): implementasi mulai mengacu pada internetisasi plus pembenahan software. Tujuannya: agar bisa mengikuti perkembangan bisnis secara cepat. Maklum, saat itu industri asuransi sedang bertumbuh dengan luar biasa, khususnya dalam hal inovasi produk. Ekspansi juga mulai dirancang dengan membuka beberapa kantor cabang yang dihubungkan secara online. Saat ini, tujuh kantor cabang AIG Lippo telah tersambung.

Kini, hampir semua aspek dan lini bisnis AIG Lippo telah tersentuh TI. Komunikasi internal dan eksternal, contohnya, semakin mudah dan cepat dengan sistem email. Penyimpanan dokumen atau filling data menggunakan sistem imaging, penerapan sistem OLAP (online analitical processing) — semacam data warehousing — untuk fungsi pengumpulan data agar bisa masuk ke database. Ini termasuk membuat e-media, semacam majalah dinding, yang menjadi pusat informasi bagi semua karyawan. Untuk semua antisipasi perkembangan teknologi itu, AIG Lippo meraih banyak penhargaan. Seperti, HP Award untuk penerapan e-media dan Warta Ekonomi Award untuk pengembangan intranet.

Untuk tahap ketiga yang akan dimulai pada 2004, sejumlah rencana dan arah kebijakan investasi TI telah dirancang. Rencananya, dalam lima tahun ke depan, tenaga penjual di lapangan akan dibekali PDA (Personal Digital Assitance), sehingga mereka bisa menggenerate perencanaan finansial. Ini juga termasuk rencana pemanfaatan mobile phone, smart card, dan teknologi wireless. Ada pula keinginan manajemen untuk menerapkan B2B.

Namun, manajemen AIG Lippo mengakui bahwa banyak kendala yang menghadang dalam implementasi TI. Misalnya, biaya yang semakin besar oleh pergerakan nilai tukar rupiah dengan dolar. Juga, kesulitan mendapatkan staf human resources (HR) yang capable. Cepatnya perubahan teknologi itu sendiri juga menjadi penghambat implementasi TI di sini.

Manajemen mencoba menyiasatinya dengan cara memanfaatkan dan menggunakan teknologi sesuai dengan kebutuhan. Artinya, AIG hanya akan mengeluarkan duit untuk teknologi yang diyakini mendukung bisnis mereka. Salah satu caranya, melakukan feasibility studi sebelum memutuskan penggunaan sistem atau teknologi. Pemenuhan SDM sesuai dengan kebutuhan disiasati dengan cara training dan fasilitas bagi mereka yang telah ada agar tidak hengkang.

Meskipun mengakui antisipasi cepat manajemen AIG Lippo terhadap perkembangan TI, namun Peter Ong menyarankan agar perusahaan ini memiliki enterprise architecture yang bisa scalable ke arah web services.

“Ada beberapa cara untuk melihat level spending TI yang optimal untuk perusahaan asuransi. Misalnya, mengukur dari investasi TI per pegawai,” ujar Peter. Di AS, katanya, bisa mencapai US$ 5,000–US$ 10,000, tergantung besar-tidaknya perusahaan khususnya dalam hal revenue. Memang, belum ada riset apakah nasabah AIG Lippo benar-benar terpuaskan oleh pelayanan yang serba TI ini seperti yang mereka paparkan dengan bangga di tulisan ini.

Sumber: Swa

Jaringan Hotel Hyatt: Harus Lebih Mengenali Pelanggan

Jaringan Hotel Hyatt: Harus Lebih Mengenali Pelanggan

Buat hotel sekelas Grand Hyatt, tak bisa dipungkiri peran teknologi informasi (TI) sangatlah penting guna menunjang proses bisnis. Jaringan hotel bintang lima internasional yang berpusat di Chicago AS ini tersebar di berbagai negara, sehingga sistem TI pun seragam, menggunakan standar yang sama. Penyeragaman sistem TI ini juga berlaku untuk jaringan hotel Hyatt di Indonesia, seperti Grand Hyatt Jakarta, Hyatt Regency Bandung, Hyatt Regency Yogyakarta, Hyatt Regency Surabaya, Bali Hyatt, Grand Hyatt Bali, dan Hotel Aryaduta Jakarta (yang juga dikelola Hyatt Internasional).

Menurut Budi Mulya, Area Information Systems Manager Hyatt International Hotels and Resort Indonesia, sistem TI yang telah mulai digagas di jaringan hotel Hyatt Indonesia pada 1988, diakui telah memberikan kontribusi cukup signifikan dalam menunjang proses bisnis sehari-hari.

Menurut eksekutif yang membawahkan pengelolaan TI di 6 Hotel Hyatt plus Hotel Aryaduta ini, tujuan pemanfaatan TI adalah meningkatan pelayanan terhadap pelanggan serta menyajikan informasi yang lebih akurat, efektif, dan relevan. “Dengan TI, proses kerja menjadi lebih lancar, biaya operasional bisa ditekan, pelayanan kepada pelanggan meningkat, dan tentu saja ini akan meningkatkan keuntungan,” ungkap lulusan Jurusan Teknik Sipil Universitas Trisakti dan Sarjana Komputer AMIK Bunda Mulia ini.

Dijelaskan Budi, pada prinsipnya, sistim TI yang digunakan Hyatt terbagi dua: bersifat global dan lokal. Sistem TI global merupakan sistem TI standar yang digunakan oleh jaringan hotel Hyatt di seluruh dunia. Sistem TI global ini adalah hotel system dengan aplikasi property management system (PMS) Maxial/HYAdvantage yang terintegrasi, mulai dari aplikasi front office, purchasing, point of sales, sales and marketing, food and beverage hingga aplikasi accounting.

Sementara itu, untuk sistem TI lokal, setiap hotel diberi kebebasan menyediakan sistemnya sesuai kebutuhan. Contohnya, pemanfaatan sistem human resources (HR) yang berbeda-beda, baik dari segi sistem aplikasi maupun vendor-nya. Hal semacam ini juga diberlakukan di jaringan hotel Hyatt di Indonesia.

Budi mengakui, investasi di bidang TI jelas membutuhkan perhitungan yang cermat. Pasalnya, dana yang bakal diserap tak bisa dibilang sedikit. Untuk itu, saat merancang program investasi bidang TI, manajemen Hyatt menggunakan dasar perhitungan persentase dari total revenue hotel yang akan dicapai. “Umumnya, sekitar 3% dari total revenue,” jelas Budi. Angka ini pun masih dapat berubah, tergantung besaran proyeknya. Biasanya, kata Budi, nilai satu proyek TI untuk satu hotel Hyatt di sini bervariasi dari US$ 20.000 hingga US$ 300.000. Untuk proyek yang membutuhkan kucuran dana relatif besar, panduannya selalu datang dari Chicago. Panduan ini, menurut Budi, lantas diterjemahkan ke dalam business plan — termasuk perencanaan biaya — oleh manajemen Hyatt di seluruh dunia.

Menurut Budi, tahap proses implementasi TI di Hyatt selalu dimulai dari perencanaan, menyangkut apa saja yang diperlukan untuk proses implementasi TI. Dilanjutkan dengan proses perancangan yang meliputi desain infrastruktur/topology, jenis layanan komunikasi, dan jaringan komunikasi data. Proses implementasi TI di Hyatt juga mencakup pelatihan user (karyawan), proses maintenance (pengelolaan), serta tindakan perbaikan jika diperlukan.

Pemilihan dan penentuan perangkat hardware dan software yang diperlukan, disesuaikan dengan standar yang telah ditetapkan. Perangkat hardware yang tergolong utama (major) biasanya seragam. Semisal, server untuk aplikasi hotel system menggunakan IBM RISC/6000, dan untuk mail system menggunakan IBM Netfinity.

Penyeragaman juga berlaku untuk software aplikasi yang digunakan. Contohnya, software untuk mail system menggunakan Lotus Notes/Domino, sedangkan untuk beberapa hardware yang tidak termasuk kategori major (semisal workstation), manajemen Hyatt Internasional mempersilakan manajemen lokal menggunakan perangkat yang harganya disesuaikan dengan anggaran hotel.

Bagaimana peran konsultan? Kata Budi, konsultan TI resmi hanya ada di Chicago, sedangkan di tingkat lokal seperti Indonesia, manajemen hotel tak menyewa konsultan. “Kami hanya menyewa vendor yang akan mengerjakan proyek yang sedang dikerjakan, dan sekaligus bertindak sebagai konsultan,” katanya.

Dalam praktik, diakui Budi, proses implementasi TI tak selamanya mulus. Persoalan utama yang dihadapi adalah bagaimana membuat ongkos yang dikeluarkan sebanding dengan manfaat yang bakal diperoleh, sekaligus menjadikannya keuntungan. “Tujuan implementasi TI adalah meningkatkan kinerja perusahaan, maka harus dipikirkan besarnya biaya implementasi dan perolehan keuntungan atau kegunaan yang bisa dicapai,” tuturnya.

Agar tujuan ini tercapai, evaluasi keberhasilan pun mutlak diperlukan. Di Hyatt, menurut Budi, ada beberapa ukuran yang digunakan untuk mengevaluasi keberhasilan implementasi TI. Pertama dari segi waktu. “Sejauh mana TI berpengaruh terhadap kecepatan proses kerja dibanding sebelum TI dimanfaatkan,” ujarnya. Kedua, dari segi kualitas, sistem TI yang digunakan harus sesuai dengan standar TI yang sudah ditentukan. Ketiga, dari segi kuantitas, ukurannya adalah seberapa banyak jenis pekerjaan yang dapat diproses setelah implementasi, termasuk di dalamnya berapa jumlah sumber daya yang digunakan dibanding sebelumnya.

Ke depan, ungkap Budi, Hyatt berencana menerapkan global reservation system yang sempat tertunda. Dengan aplikasi ini, pemesanan kamar bisa dicek secara real time dan online ke jaringan Hotel Hyatt di seluruh dunia. Setelah itu, juga akan dibuat nomor kontak pusat untuk layanan reservasi jaringan hotel Hyatt dan Aryaduta di Indonesia. Rencana lain, menurut Budi, adalah pengembangan virtual private network (VPN) dan akses telepon berbasis internet (IP phone), yang akan menghubungkan jaringan Hyatt di Indonesia dengan Hyatt Internasional di seluruh dunia.

Manajemen Hyatt boleh berbangga, implementasi TI mereka sepertinya sudah berada di jalur tepat. Betty Alisyahbana menyebutkan keunggulan perusahaan yang berjaringan internasional adalah karena mereka punya standar internasional yang sudah terbukti. Tetapi, di mata Ketua STIMIK Perbanas Richardus Eko Indrajit, tidak banyak yang istimewa dari sistem TI di hotel tersebut. Pemanfaatan aplikasi PMS untuk hotel system yang terintegrasi, menurut Eko, sudah hal yang lumrah dan menjadi keharusan di bisnis perhotelan. “Hotel system ini jelas harus ada, kalau nggak ada bukan hotel namanya,” seloroh Eko.

Sebenarnya, kalau melihat rencana Hyatt ke depan, mereka tampaknya juga sudah berusaha mengadopsi teknologi terbaru, misalnya global reservation system yang real time dan online, VPN, hingga IP phone. Positifnya, kesemua teknologi baru yang direncanakan ini agaknya juga berkaitan erat dengan proses bisnisnya. Namun, kekurangannya, menurut Eko, Hyatt belum punya sistem aplikasi yang dapat menumbuhkan loyalitas pelanggan. Eko mencontohkan, salah satu cara membuat pelanggan loyal adalah memberikan program semacam reward point terutama untuk pelanggan yang telah beberapa kali menginap di jaringan hotel Hyatt. Selain itu, sebagai pelaku bisnis hospitality, menurut Eko, sebaiknya Hyatt juga bekerja sama dengan pihak lain yang juga berkecimpung di bisnis yang sama, misalnya dengan maskapai penerbangan. “Misalnya, pelanggan Hyatt yang beberapa kali naik Garuda atau telah mencapai jarak penerbangan tertentu, bisa mendapat reward serupa,” kata Eko.

Dengan aplikasi semacam ini, menurut Eko, Hyatt bisa mencatat dan mengenali pelanggan dengan cermat dan akurat. Aplikasi yang tergolong dalam CRM (customer relationship management) ini tampaknya belum dimiliki Hyatt. Padahal, kata Eko, pemanfaatan aplikasi semacam ini akan berdampak sangat banyak. “Memberikan reward kepada pelanggan bisa menumbuhkan loyalitas karena mereka merasa diperhatikan,” ungkapnya. Dengan menerapkan program semacam ini, menurut dia, hotel pun tak lagi hanya jadi tempat menginap, namun menawarkan berbagai nilai lebih kepada pelanggan untuk membuat mereka semakin loyal.

Pakar berusia muda ini juga menilai, pihak manajemen Hyatt di Indonesia tentu sudah melihat atau membaca sukses implementasi TI di hotel lain di mancanegara. Hanya saja, menurut dia, memang tidak mudah buat Hyatt Indonesia meniru model implementasi TI hotel lain di mancanegara dan mengembangkannya di sini. “Bisa-bisa (itu) malah jadi bumerang,” tegasnya.

Kekhawatiran Eko tentu beralasan. Selain kendala ketersediaan dana investasi yang cukup besar untuk penyediaan infrastruktur, budaya pemanfaatan TI juga belum terlalu kondusif. “Bisa juga karena mereka belum menemukan solusi win-win dengan perusahaan yang akan jadi partner dalam bisnis,” Eko menduga.

Di sisi lain, besaran angka investasi pun menurut Eko, seharusnya tak harus jadi masalah buat hotel sekelas Hyatt. Pasalnya, jika melihat segmen pelanggannya yang berasal dari golongan menengah ke atas, reputasi Hyatt tentu tak bisa diremehkan. Dengan demikian, kalaupun investasi ini dilakukan, diperkirakan akan bisa menghasilkan revenue baru. Menurut dia, penentuan anggaran TI yang mengacu pada persentase pendapatan yang bakal diperoleh tak ada salahnya. Yang jadi soal adalah besaran persentasenya. “Di negara berkembang investasi TI biasanya memang masih di bawah 5%, sedang di negara maju bisa sampai 20%-nya,” Eko membandingkan.

Pengembangan sistem reservasi global yang dikerjakan Hyatt juga tak luput dari pengamatan Eko. Menurut dia, wajar Hyatt selama ini telah memiliki dan menggunakan jaringan khusus yang saling terhubung satu sama lain. Lebih-lebih dengan dukungan TI, sistem reservasi yang digunakan Hyatt harus semakin canggih, karena menggunakan beragam kanal, seperti telepon, internet, atau yang lain. “Namun, akan semakin bagus, jika pelanggan sendiri yang melakukan reservasi tanpa harus lewat front office Hyatt,” katanya menyarankan.

Eko menyimpulkan, sebenarnya masih banyak fungsi TI yang belum diterapkan Hyatt di Indonesia. Ia menyarankan manajemen Hyatt di Indonesia mendefiniskan kembali calon pelanggan potensial mereka dan karakteristiknya. Untuk patokan awal, manajemen Hyatt dapat menggunakan kompetitor sebagai pembanding. Selain itu, Hyatt juga harus selalu me-review apakah sistem TI yang mereka gunakan telah membuat pelanggan loyal. Survai atau masukan harus juga diminta dari para pelanggannya. “Ini perlu untuk mendukung analisis terhadap kebijakan dan pola investasi TI agar tepat sasaran,” kata Eko tegas.

Sumber: Swa

 

Jaringan Hotel Hyatt: Harus Lebih Mengenali Pelanggan

Jaringan Hotel Hyatt: Harus Lebih Mengenali Pelanggan

Buat hotel sekelas Grand Hyatt, tak bisa dipungkiri peran teknologi informasi (TI) sangatlah penting guna menunjang proses bisnis. Jaringan hotel bintang lima internasional yang berpusat di Chicago AS ini tersebar di berbagai negara, sehingga sistem TI pun seragam, menggunakan standar yang sama. Penyeragaman sistem TI ini juga berlaku untuk jaringan hotel Hyatt di Indonesia, seperti Grand Hyatt Jakarta, Hyatt Regency Bandung, Hyatt Regency Yogyakarta, Hyatt Regency Surabaya, Bali Hyatt, Grand Hyatt Bali, dan Hotel Aryaduta Jakarta (yang juga dikelola Hyatt Internasional).

Menurut Budi Mulya, Area Information Systems Manager Hyatt International Hotels and Resort Indonesia, sistem TI yang telah mulai digagas di jaringan hotel Hyatt Indonesia pada 1988, diakui telah memberikan kontribusi cukup signifikan dalam menunjang proses bisnis sehari-hari.

Menurut eksekutif yang membawahkan pengelolaan TI di 6 Hotel Hyatt plus Hotel Aryaduta ini, tujuan pemanfaatan TI adalah meningkatan pelayanan terhadap pelanggan serta menyajikan informasi yang lebih akurat, efektif, dan relevan. “Dengan TI, proses kerja menjadi lebih lancar, biaya operasional bisa ditekan, pelayanan kepada pelanggan meningkat, dan tentu saja ini akan meningkatkan keuntungan,” ungkap lulusan Jurusan Teknik Sipil Universitas Trisakti dan Sarjana Komputer AMIK Bunda Mulia ini.

Dijelaskan Budi, pada prinsipnya, sistim TI yang digunakan Hyatt terbagi dua: bersifat global dan lokal. Sistem TI global merupakan sistem TI standar yang digunakan oleh jaringan hotel Hyatt di seluruh dunia. Sistem TI global ini adalah hotel system dengan aplikasi property management system (PMS) Maxial/HYAdvantage yang terintegrasi, mulai dari aplikasi front office, purchasing, point of sales, sales and marketing, food and beverage hingga aplikasi accounting.

Sementara itu, untuk sistem TI lokal, setiap hotel diberi kebebasan menyediakan sistemnya sesuai kebutuhan. Contohnya, pemanfaatan sistem human resources (HR) yang berbeda-beda, baik dari segi sistem aplikasi maupun vendor-nya. Hal semacam ini juga diberlakukan di jaringan hotel Hyatt di Indonesia.

Budi mengakui, investasi di bidang TI jelas membutuhkan perhitungan yang cermat. Pasalnya, dana yang bakal diserap tak bisa dibilang sedikit. Untuk itu, saat merancang program investasi bidang TI, manajemen Hyatt menggunakan dasar perhitungan persentase dari total revenue hotel yang akan dicapai. “Umumnya, sekitar 3% dari total revenue,” jelas Budi. Angka ini pun masih dapat berubah, tergantung besaran proyeknya. Biasanya, kata Budi, nilai satu proyek TI untuk satu hotel Hyatt di sini bervariasi dari US$ 20.000 hingga US$ 300.000. Untuk proyek yang membutuhkan kucuran dana relatif besar, panduannya selalu datang dari Chicago. Panduan ini, menurut Budi, lantas diterjemahkan ke dalam business plan — termasuk perencanaan biaya — oleh manajemen Hyatt di seluruh dunia.

Menurut Budi, tahap proses implementasi TI di Hyatt selalu dimulai dari perencanaan, menyangkut apa saja yang diperlukan untuk proses implementasi TI. Dilanjutkan dengan proses perancangan yang meliputi desain infrastruktur/topology, jenis layanan komunikasi, dan jaringan komunikasi data. Proses implementasi TI di Hyatt juga mencakup pelatihan user (karyawan), proses maintenance (pengelolaan), serta tindakan perbaikan jika diperlukan.

Pemilihan dan penentuan perangkat hardware dan software yang diperlukan, disesuaikan dengan standar yang telah ditetapkan. Perangkat hardware yang tergolong utama (major) biasanya seragam. Semisal, server untuk aplikasi hotel system menggunakan IBM RISC/6000, dan untuk mail system menggunakan IBM Netfinity.

Penyeragaman juga berlaku untuk software aplikasi yang digunakan. Contohnya, software untuk mail system menggunakan Lotus Notes/Domino, sedangkan untuk beberapa hardware yang tidak termasuk kategori major (semisal workstation), manajemen Hyatt Internasional mempersilakan manajemen lokal menggunakan perangkat yang harganya disesuaikan dengan anggaran hotel.

Bagaimana peran konsultan? Kata Budi, konsultan TI resmi hanya ada di Chicago, sedangkan di tingkat lokal seperti Indonesia, manajemen hotel tak menyewa konsultan. “Kami hanya menyewa vendor yang akan mengerjakan proyek yang sedang dikerjakan, dan sekaligus bertindak sebagai konsultan,” katanya.

Dalam praktik, diakui Budi, proses implementasi TI tak selamanya mulus. Persoalan utama yang dihadapi adalah bagaimana membuat ongkos yang dikeluarkan sebanding dengan manfaat yang bakal diperoleh, sekaligus menjadikannya keuntungan. “Tujuan implementasi TI adalah meningkatkan kinerja perusahaan, maka harus dipikirkan besarnya biaya implementasi dan perolehan keuntungan atau kegunaan yang bisa dicapai,” tuturnya.

Agar tujuan ini tercapai, evaluasi keberhasilan pun mutlak diperlukan. Di Hyatt, menurut Budi, ada beberapa ukuran yang digunakan untuk mengevaluasi keberhasilan implementasi TI. Pertama dari segi waktu. “Sejauh mana TI berpengaruh terhadap kecepatan proses kerja dibanding sebelum TI dimanfaatkan,” ujarnya. Kedua, dari segi kualitas, sistem TI yang digunakan harus sesuai dengan standar TI yang sudah ditentukan. Ketiga, dari segi kuantitas, ukurannya adalah seberapa banyak jenis pekerjaan yang dapat diproses setelah implementasi, termasuk di dalamnya berapa jumlah sumber daya yang digunakan dibanding sebelumnya.

Ke depan, ungkap Budi, Hyatt berencana menerapkan global reservation system yang sempat tertunda. Dengan aplikasi ini, pemesanan kamar bisa dicek secara real time dan online ke jaringan Hotel Hyatt di seluruh dunia. Setelah itu, juga akan dibuat nomor kontak pusat untuk layanan reservasi jaringan hotel Hyatt dan Aryaduta di Indonesia. Rencana lain, menurut Budi, adalah pengembangan virtual private network (VPN) dan akses telepon berbasis internet (IP phone), yang akan menghubungkan jaringan Hyatt di Indonesia dengan Hyatt Internasional di seluruh dunia.

Manajemen Hyatt boleh berbangga, implementasi TI mereka sepertinya sudah berada di jalur tepat. Betty Alisyahbana menyebutkan keunggulan perusahaan yang berjaringan internasional adalah karena mereka punya standar internasional yang sudah terbukti. Tetapi, di mata Ketua STIMIK Perbanas Richardus Eko Indrajit, tidak banyak yang istimewa dari sistem TI di hotel tersebut. Pemanfaatan aplikasi PMS untuk hotel system yang terintegrasi, menurut Eko, sudah hal yang lumrah dan menjadi keharusan di bisnis perhotelan. “Hotel system ini jelas harus ada, kalau nggak ada bukan hotel namanya,” seloroh Eko.

Sebenarnya, kalau melihat rencana Hyatt ke depan, mereka tampaknya juga sudah berusaha mengadopsi teknologi terbaru, misalnya global reservation system yang real time dan online, VPN, hingga IP phone. Positifnya, kesemua teknologi baru yang direncanakan ini agaknya juga berkaitan erat dengan proses bisnisnya. Namun, kekurangannya, menurut Eko, Hyatt belum punya sistem aplikasi yang dapat menumbuhkan loyalitas pelanggan. Eko mencontohkan, salah satu cara membuat pelanggan loyal adalah memberikan program semacam reward point terutama untuk pelanggan yang telah beberapa kali menginap di jaringan hotel Hyatt. Selain itu, sebagai pelaku bisnis hospitality, menurut Eko, sebaiknya Hyatt juga bekerja sama dengan pihak lain yang juga berkecimpung di bisnis yang sama, misalnya dengan maskapai penerbangan. “Misalnya, pelanggan Hyatt yang beberapa kali naik Garuda atau telah mencapai jarak penerbangan tertentu, bisa mendapat reward serupa,” kata Eko.

Dengan aplikasi semacam ini, menurut Eko, Hyatt bisa mencatat dan mengenali pelanggan dengan cermat dan akurat. Aplikasi yang tergolong dalam CRM (customer relationship management) ini tampaknya belum dimiliki Hyatt. Padahal, kata Eko, pemanfaatan aplikasi semacam ini akan berdampak sangat banyak. “Memberikan reward kepada pelanggan bisa menumbuhkan loyalitas karena mereka merasa diperhatikan,” ungkapnya. Dengan menerapkan program semacam ini, menurut dia, hotel pun tak lagi hanya jadi tempat menginap, namun menawarkan berbagai nilai lebih kepada pelanggan untuk membuat mereka semakin loyal.

Pakar berusia muda ini juga menilai, pihak manajemen Hyatt di Indonesia tentu sudah melihat atau membaca sukses implementasi TI di hotel lain di mancanegara. Hanya saja, menurut dia, memang tidak mudah buat Hyatt Indonesia meniru model implementasi TI hotel lain di mancanegara dan mengembangkannya di sini. “Bisa-bisa (itu) malah jadi bumerang,” tegasnya.

Kekhawatiran Eko tentu beralasan. Selain kendala ketersediaan dana investasi yang cukup besar untuk penyediaan infrastruktur, budaya pemanfaatan TI juga belum terlalu kondusif. “Bisa juga karena mereka belum menemukan solusi win-win dengan perusahaan yang akan jadi partner dalam bisnis,” Eko menduga.

Di sisi lain, besaran angka investasi pun menurut Eko, seharusnya tak harus jadi masalah buat hotel sekelas Hyatt. Pasalnya, jika melihat segmen pelanggannya yang berasal dari golongan menengah ke atas, reputasi Hyatt tentu tak bisa diremehkan. Dengan demikian, kalaupun investasi ini dilakukan, diperkirakan akan bisa menghasilkan revenue baru. Menurut dia, penentuan anggaran TI yang mengacu pada persentase pendapatan yang bakal diperoleh tak ada salahnya. Yang jadi soal adalah besaran persentasenya. “Di negara berkembang investasi TI biasanya memang masih di bawah 5%, sedang di negara maju bisa sampai 20%-nya,” Eko membandingkan.

Pengembangan sistem reservasi global yang dikerjakan Hyatt juga tak luput dari pengamatan Eko. Menurut dia, wajar Hyatt selama ini telah memiliki dan menggunakan jaringan khusus yang saling terhubung satu sama lain. Lebih-lebih dengan dukungan TI, sistem reservasi yang digunakan Hyatt harus semakin canggih, karena menggunakan beragam kanal, seperti telepon, internet, atau yang lain. “Namun, akan semakin bagus, jika pelanggan sendiri yang melakukan reservasi tanpa harus lewat front office Hyatt,” katanya menyarankan.

Eko menyimpulkan, sebenarnya masih banyak fungsi TI yang belum diterapkan Hyatt di Indonesia. Ia menyarankan manajemen Hyatt di Indonesia mendefiniskan kembali calon pelanggan potensial mereka dan karakteristiknya. Untuk patokan awal, manajemen Hyatt dapat menggunakan kompetitor sebagai pembanding. Selain itu, Hyatt juga harus selalu me-review apakah sistem TI yang mereka gunakan telah membuat pelanggan loyal. Survai atau masukan harus juga diminta dari para pelanggannya. “Ini perlu untuk mendukung analisis terhadap kebijakan dan pola investasi TI agar tepat sasaran,” kata Eko tegas.

Sumber: Swa

 

Road-Map to SAP Plant Maintenance Certification

SAP Plant Maintenance Academy

Latar belakang

SAP ERP adalah software buatan Jerman yang saat ini banyak dipakai oleh perusahaan-perusahaan menengah keatas, mulai dari Industri baja, elektronik, perkebunan, penerbangan, minyak & gas, pertambangan, perbangkan, pemerintahan, dan masih banyak lagi.
Tenaga akhli untuk SAP ERP masih sedikit khususnya di Indonesia, dipasaran saat ini kebutuhan akan tenaga akhli SAP makin meningkat, walaupun dunia masih dilanda krisis ekonomi sekalipun.
Komputer-Teknologi mencoba membantu SDM Indonesia yang berniat untuk terjun menjadi akhli SAP professional dengan biaya sangat terjangkau
Training SAP sangat mahal untuk ukuran rata-rata masyarakat Indonesia

Siapa saja yang dapat ikut?

SDM IT ataubukan IT Indonesia dan bisa berbahasa Indoneisia
Profesional atau calon profesional SAP PM
Mahasiswa, dosen maupun umum
Siapa saja yang ingin terjun langsung menjadi profesional atau hanya ingin tau proses Plant maintenance disistem SAP
Adakoneksi Internet, paling tidak 64kbps, bisa melalui maupun diWarnet

Goal

Diharapkan diakhir training setelah semua modul diambil dan lulus, peserta bisa menguasai SAP PM baik business process maupun configuration
Siap mengisi pasar tenaga kerja sebagai Konsultan SAP Plant Maintenance atau di perusahaan-perusahaan yang menggunakan SAP.

Materi yang dibahas tuntas

KTPM805 Structuring & Managing Technical Objects
KTPM810 Maintenance Process: Preventive Maintenance
KTPM815 Maintenance Process: Maintenance Process Functional
KTPM816 Maintenance Process: Controlling & Reporting
KTPM820 Work Clearance Management

Biaya

Sangat-sangat terjangkau untuk masyarakat IT Indonesia
Biaya langsung via transfer ATM (BCA & BNI)

Jadwal training

KTPM805 – Akhir Juni 2010
KTPM815 – Akhir Agustus 2010
KTPM810 – Akhir Oktober 2010
KTPM816 – Pertengahan Desember 2010
KTPM820 – Awal Februari 2011

Fasilitas

Online menggunakan Citrix Gotomeeting, akses dari mana saja, dari rumah, kantor atau warnet
Instruktur berpengalaman dibidang SAP PM (Certified SAP PM)
Full Access 24/7 SAP ERP ECC6 EHP3 selama training
Unduh video presentasi & latihan untuk belajar off-line atau untuk referensi
Pertemuan seminggu sekali, diskusi dan tanya jawab, latihan soal-soal
SAP GUI akan diberikan jika tidak punya

Dimana bisa daftar

Langsung saja kunjungi anjungan Komtek di: http://www.komputer-teknologi.net

 

 

Road-Map to SAP Plant Maintenance Certification

SAP Plant Maintenance Academy

Latar belakang

SAP ERP adalah software buatan Jerman yang saat ini banyak dipakai oleh perusahaan-perusahaan menengah keatas, mulai dari Industri baja, elektronik, perkebunan, penerbangan, minyak & gas, pertambangan, perbangkan, pemerintahan, dan masih banyak lagi.
Tenaga akhli untuk SAP ERP masih sedikit khususnya di Indonesia, dipasaran saat ini kebutuhan akan tenaga akhli SAP makin meningkat, walaupun dunia masih dilanda krisis ekonomi sekalipun.
Komputer-Teknologi mencoba membantu SDM Indonesia yang berniat untuk terjun menjadi akhli SAP professional dengan biaya sangat terjangkau
Training SAP sangat mahal untuk ukuran rata-rata masyarakat Indonesia

Siapa saja yang dapat ikut?

SDM IT ataubukan IT Indonesia dan bisa berbahasa Indoneisia
Profesional atau calon profesional SAP PM
Mahasiswa, dosen maupun umum
Siapa saja yang ingin terjun langsung menjadi profesional atau hanya ingin tau proses Plant maintenance disistem SAP
Adakoneksi Internet, paling tidak 64kbps, bisa melalui maupun diWarnet

Goal

Diharapkan diakhir training setelah semua modul diambil dan lulus, peserta bisa menguasai SAP PM baik business process maupun configuration
Siap mengisi pasar tenaga kerja sebagai Konsultan SAP Plant Maintenance atau di perusahaan-perusahaan yang menggunakan SAP.

Materi yang dibahas tuntas

KTPM805 Structuring & Managing Technical Objects
KTPM810 Maintenance Process: Preventive Maintenance
KTPM815 Maintenance Process: Maintenance Process Functional
KTPM816 Maintenance Process: Controlling & Reporting
KTPM820 Work Clearance Management

Biaya

Sangat-sangat terjangkau untuk masyarakat IT Indonesia
Biaya langsung via transfer ATM (BCA & BNI)

Jadwal training

KTPM805 – Akhir Juni 2010
KTPM815 – Akhir Agustus 2010
KTPM810 – Akhir Oktober 2010
KTPM816 – Pertengahan Desember 2010
KTPM820 – Awal Februari 2011

Fasilitas

Online menggunakan Citrix Gotomeeting, akses dari mana saja, dari rumah, kantor atau warnet
Instruktur berpengalaman dibidang SAP PM (Certified SAP PM)
Full Access 24/7 SAP ERP ECC6 EHP3 selama training
Unduh video presentasi & latihan untuk belajar off-line atau untuk referensi
Pertemuan seminggu sekali, diskusi dan tanya jawab, latihan soal-soal
SAP GUI akan diberikan jika tidak punya

Dimana bisa daftar

Langsung saja kunjungi anjungan Komtek di: http://www.komputer-teknologi.net

 

 

Road-Map to SAP Plant Maintenance Certification

SAP Plant Maintenance Academy

Latar belakang

  • SAP ERP adalah software buatan Jerman yang saat ini banyak dipakai oleh perusahaan-perusahaan menengah keatas, mulai dari Industri baja, elektronik, perkebunan, penerbangan, minyak & gas, pertambangan, perbangkan, pemerintahan, dan masih banyak lagi.
  • Tenaga akhli untuk SAP ERP masih sedikit khususnya di Indonesia, dipasaran saat ini kebutuhan akan tenaga akhli SAP makin meningkat, walaupun dunia masih dilanda krisis ekonomi sekalipun.
  • Komputer-Teknologi mencoba membantu SDM Indonesia yang berniat untuk terjun menjadi akhli SAP professional dengan biaya sangat terjangkau
  • Training SAP sangat mahal untuk ukuran rata-rata masyarakat Indonesia


Siapa saja yang dapat ikut?

  • SDM IT ataubukan IT Indonesia dan bisa berbahasa Indoneisia
  • Profesional atau calon profesional SAP PM
  • Mahasiswa, dosen maupun umum
  • Siapa saja yang ingin terjun langsung menjadi profesional atau hanya ingin tau proses Plant maintenance disistem SAP
  • Adakoneksi Internet, paling tidak 64kbps, bisa melalui maupun diWarnet

Goal

  • Diharapkan diakhir training setelah semua modul diambil dan lulus, peserta bisa menguasai SAP PM baik business process maupun configuration
  • Siap mengisi pasar tenaga kerja sebagai Konsultan SAP Plant Maintenance atau di perusahaan-perusahaan yang menggunakan SAP.

Materi yang dibahas tuntas

  • KTPM805 Structuring & Managing Technical Objects
  • KTPM810 Maintenance Process: Preventive Maintenance
  • KTPM815 Maintenance Process: Maintenance Process Functional
  • KTPM816 Maintenance Process: Controlling & Reporting
  • KTPM820 Work Clearance Management

Biaya

  • Sangat-sangat terjangkau untuk masyarakat IT Indonesia
  • Biaya langsung via transfer ATM (BCA & BNI)

Jadwal training

  • KTPM805 – AkhirJuni 2010
  • KTPM815 – AkhirAgustus 2010
  • KTPM810 – AkhirOktober 2010
  • KTPM816 – PertengahanDesember 2010
  • KTPM820 – AwalFebruari 2011

Fasilitas

  • Online menggunakan Citrix Gotomeeting, akses dari mana saja, dari rumah, kantor atau warnet
  • Instruktur berpengalaman dibidang SAP PM (Certified SAP PM)
  • Full Access 24/7 SAP ERP ECC6 EHP3 selama training
  • Unduh video presentasi & latihan untuk belajar off-line atau untuk referensi
  • Pertemuan seminggu sekali, diskusi dan tanya jawab, latihan soal-soal
  • SAP GUI akan diberikan jika tidak punya


Dimana bisa daftar

Road-Map to SAP Plant Maintenance Certification

SAP Plant Maintenance Academy

Latar belakang

  • SAP ERP adalah software buatan Jerman yang saat ini banyak dipakai oleh perusahaan-perusahaan menengah keatas, mulai dari Industri baja, elektronik, perkebunan, penerbangan, minyak & gas, pertambangan, perbangkan, pemerintahan, dan masih banyak lagi.
  • Tenaga akhli untuk SAP ERP masih sedikit khususnya di Indonesia, dipasaran saat ini kebutuhan akan tenaga akhli SAP makin meningkat, walaupun dunia masih dilanda krisis ekonomi sekalipun.
  • Komputer-Teknologi mencoba membantu SDM Indonesia yang berniat untuk terjun menjadi akhli SAP professional dengan biaya sangat terjangkau
  • Training SAP sangat mahal untuk ukuran rata-rata masyarakat Indonesia


Siapa saja yang dapat ikut?

  • SDM IT ataubukan IT Indonesia dan bisa berbahasa Indoneisia
  • Profesional atau calon profesional SAP PM
  • Mahasiswa, dosen maupun umum
  • Siapa saja yang ingin terjun langsung menjadi profesional atau hanya ingin tau proses Plant maintenance disistem SAP
  • Adakoneksi Internet, paling tidak 64kbps, bisa melalui maupun diWarnet

Goal

  • Diharapkan diakhir training setelah semua modul diambil dan lulus, peserta bisa menguasai SAP PM baik business process maupun configuration
  • Siap mengisi pasar tenaga kerja sebagai Konsultan SAP Plant Maintenance atau di perusahaan-perusahaan yang menggunakan SAP.

Materi yang dibahas tuntas

  • KTPM805 Structuring & Managing Technical Objects
  • KTPM810 Maintenance Process: Preventive Maintenance
  • KTPM815 Maintenance Process: Maintenance Process Functional
  • KTPM816 Maintenance Process: Controlling & Reporting
  • KTPM820 Work Clearance Management

Biaya

  • Sangat-sangat terjangkau untuk masyarakat IT Indonesia
  • Biaya langsung via transfer ATM (BCA & BNI)

Jadwal training

  • KTPM805 – AkhirJuni 2010
  • KTPM815 – AkhirAgustus 2010
  • KTPM810 – AkhirOktober 2010
  • KTPM816 – PertengahanDesember 2010
  • KTPM820 – AwalFebruari 2011

Fasilitas

  • Online menggunakan Citrix Gotomeeting, akses dari mana saja, dari rumah, kantor atau warnet
  • Instruktur berpengalaman dibidang SAP PM (Certified SAP PM)
  • Full Access 24/7 SAP ERP ECC6 EHP3 selama training
  • Unduh video presentasi & latihan untuk belajar off-line atau untuk referensi
  • Pertemuan seminggu sekali, diskusi dan tanya jawab, latihan soal-soal
  • SAP GUI akan diberikan jika tidak punya


Dimana bisa daftar