Potret Kebingungan Investasi TI

By | September 8, 2011

Potret Kebingungan Investasi TI

Banyak top executive bingung, lantaran investasi TI perusahaannya yang berbujet besar tak memenuhi harapan. Padahal, ketidakpedulian mereka salah satu pangkal masalahnya. Survei SWA juga menangkap kondisi ini.

Joko Sugiarsono

Belum lama ini, seorang praktisi dan pengamat bisnis teknologi informasi (TI) kepada SWA menceritakan dua kekonyolan mahal yang kebetulan dilihat dengan mata kepalanya sendiri. Tentu, kekonyolan yang dimaksud ada kaitannya dengan bidang yang dia tekuni: dunia TI. Dan, “mahal” dalam pengertian yang sebenarnya, yakni menghabiskan duit yang tak sedikit (tapi tak jelas juntrungannya).

Kekonyolan pertama, seperti diceritakannya, seorang konglomerat muka lama yang belum lama menjadi pemilik mayoritas satu stasiun TV lokal, membanggakan padanya bahwa stasiunnya baru saja membeli software aplikasi canggih berikut hardware pendukungnya. Kesemua perangkat itu, kata sang konglomerat, siap diimplementasi. Namun, begitu ditanya, untuk membantu proses bisnis apa saja semua perangkat TI tadi, sang konglomerat hanya mengangkat bahu, dan mengatakan bahwa orang TI-nya datang membawa gambaran skematis perangkat TI tadi. Konon, cerita sang pengamat, lantaran setelah dikonfirmasi tidak jelas pemanfaatannya, implementasinya pun ditunda. Bagaimana kabar perangkat-perangkat berharga US$ jutaan itu? Terpaksa disimpan saja.

Cerita kekonyolan kedua terkait dengan bersemangatnya beberapa Pemda Dati II di Kalimantan mengimplementasi e-government. Nah, si pengamat menceritakan, ada satu Pemda Kabupaten yang sejak beberapa waktu lalu sudah menginstal e-government tergolong lengkap, tapi ternyata tak banyak staf Pemda yang memanfaatkannya. Alhasil, proses tradisional dalam mengurus kebutuhan penduduk kembali terulang, dan selama beberapa waktu sistem yang sudah dibangun dengan investasi miliaran rupiah itu menganggur. Usut punya usut, ternyata banyak staf Pemda tadi yang masih gatek (gagap teknologi), termasuk menggunakan PC. Untungnya, sang bupati punya inisiatif cukup pas: mulai tahun 2003 tak ada pembelian software-hardware baru, karena anggarannya untuk melatih para staf menggunakan sistem e-gov yang sudah dipasang.

Meski contoh kekonyolan seperti di atas luar biasa, nasib mereka masih beruntung dibanding e-tailer (peritel online) lokal besar yang terpaksa tutup di tahun pertama operasionalnya pada 2001, lantaran gagal merespons pasar. Padahal, sekitar 60% investasi awalnya yang Rp 100-an miliar dialokasikan untuk membangun infrastruktur yang tangguh, mulai dari sistem call center, TI korporat (semisal supply chain management) dengan sistem informasi yang dikatakan real time, hingga gudang seluas ribuan m2 yang mampu menampung belasan ribu macam barang. Toh, semua itu bukan menjamin tak ada lagi masalah keterlambatan informasi maupun barang. Yang lebih parah, setelah mampu menarik ratusan ribu pelanggan di Jabotabek, e-tailer tersebut malah tak mampu menangani hujan pesanan sekitar 8 ribu order/hari. Contohnya, kalau ada order berbagai macam barang, sering yang dikirimkan ternyata berbeda dari yang dipesan.

Potret kebingungan semacam itu ternyata juga terjadi di industri yang sarat teknologi, dan kini tergolong masih berjaya, misalnya bisnis operator seluler. Sumber SWA yang mantan konsultan senior top mengungkapkan betapa bingungnya beberapa operator seluler nasional mencari sistem billing (penagihan) berbasis TI yang pas, sehingga terpaksa gonta-ganti. Bisa kita perkirakan, berapa ratus juta bahkan miliar rupiah yang terpaksa dikorbankan.

Kendati begitu, kalau mau berbesar hati, perusahaan kelas dunia macam Ford Motor Company yang punya sistem knowledge management (KM) berbasis TI dengan investasi US$ miliaran, juga tak selalu merasakan manisnya manfaat sistem ini. Bahkan, pengorbanannya adalah putusnya hubungan bisnis 100 tahun dengan Firestone, perusahaan yang sebelumnya memasok ban untuknya. Penyebabnya, kata pihak Ford, produk ban cacat yang dihasilkan Firestone dan dipakai pada mobil SUV Ford Explorer telah mengakibatkan kecelakaan yang memakan 100-an korban tewas di Amerika Serkat. Semestinya, dengan KM yang terkenal canggih — bernama Ford`s Best Practices Replication Process — dan terbukti bermanfaat untuk hal-hal lainnya, Ford bisa mendeteksi sejak dini. Analis menilai kasus mismatch ini terjadi, lantaran antara Ford dan Firestone tak terjalin komunikasi yang intens, sehingga kecanggihan KM tak banyak berarti.

Sebenarnya, buah manis TI bisa dinikmati cukup banyak perusahaan. Nama-nama besar di dunia sudah merasakannya, misalnya Merrill Lynch (ML), Boeing, Nestle, Visa, Nordea, dan sebagainya (seperti sudah pernah disajikan di SWA). Ambil contoh ML. Perusahaan sekuritas besar ini hampir kolaps diterjang broker-broker online yang muncul di penghujung 1990-an, lantaran para pendatang ini berani memberikan fasilitas quote gratis dan fee transaksi yang rendah. Alih-alih menjauhi Internet, ML malah membangun fasilitas online trading — yang kemudian diintegrasikan ke portal mlx.com — dengan fee rendah, plus hasil riset mutakhir. Alhasil, ML berhasil menarik para pelanggan lamanya, memulihkan harga sahamnya dan melibas banyak pesaing barunya tadi.

Contoh lainnya Nordea, yang kini dikenal sebagai maharaja e-banking sejagat. Dengan investasi hanya US$ 18 juta untuk divisi e-banking-nya, Nordea mampu menghimpun transaksi e-banking bulanan hingga 7 juta transaksi, atau 14 kali yang dicapai Internet bank murni Egg, pesaingnya dari Inggris. Padahal, untuk membesarkan Egg, butuh investasi hingga US$ 650 juta.

Bukan berarti, perusahaan lokal yang sukses memanfaatkan TI tidak ada. Contoh yang rasanya cukup pas adalah BCA. Dengan mengandalkan kekuatan infrastrukturnya — delivery channel dan sistem back office berbasis TI — BCA bisa dengan cepat dan sukses meluncurkan produk dan layanannya. Mulai dari layanan transaksi ATM, kartu debit, Internet banking KlikBCA dan mobile banking M-BCA. Dimulai sejak 1995, pembangunan infrastruktur TI BCA memakan investasi sekitar US$ 40 juta. Sekarang, setiap tahun BCA diperkirakan menganggarkan US$ 20 juta untuk investasi TI.

Hasilnya memang kelihatan. Jika pada 1998 volume bisnis ATM BCA sebesar Rp 29,7 triliun, pada akhir 2002 sudah mencapai Rp 185 triliun. Kartu debit BCA yang pada Juli 1999 baru mencatat nilai transaksi Rp 1,19 triliun, pada akhir 2002 menclok di angka Rp 8,3 triliun. Lalu, KlikBCA yang pada Agustus 2000 baru meraih volume bisnis Rp 106 miliar, di akhir 2002 mencatat Rp 3,87 triliun. Sementara itu, M-BCA yang mencatat volume bisnis Rp 151 miliar per September 2001, pada akhir 2002 sudah mencapai angka Rp 2,13 triliun. Jika angka-angka yang diungkapkan GM BCA Stephen Liestyo ini benar, artinya pencapaian yang diraih BCA memang jauh memadai dibandingkan investasinya membangun TI. Belakangan, digandeng salah satu vendor software besar, kabarnya BCA malah makin maju lagi dengan berusaha mengimplementasi teknologi terbaru berbasis XML (eXtensible Markup Language), agar sistem-sistem aplikasinya bisa saling “berkomunikasi”.

Namun, kalau dilihat statistiknya, proyek-proyek berbau TI di Tanah Air yang berhasil agaknya jauh lebih kecil dibanding yang gagal ataupun sia-sia (idle). Angka pastinya memang belum tersedia. Namun, G. Hidayat Tjokrodjojo, Ketua Apkomindo (Asosiasi Pengusaha Komputer Indonesia) yang juga pemilik software house Realta Chakradarma, berani memperkirakan di Indonesia kemungkinan hanya 20% investasi TI yang mengenai sasaran dan bisa terpakai optimal. Sayangnya, kata Hidayat, banyak perusahaan di Indonesia yang tidak bersedia memberitahukan kegagalan proyek TI-nya. “Kalau ditanya, jawabannya biasanya mengambang, malah seolah-olah sistemnya berjalan baik-baik saja,” ujarnya. Bisa ditebak, mereka malu mengungkapkan karena takut citranya di mata pelanggan atau stakeholder lainnya jatuh. Vendor dan para konsultannya pun biasanya lebih suka tak membahas untuk publik. Maklum, dana yang ditanamkan untuk proyek-proyek TI ini banyak yang sudah miliaran rupiah.

Yang jelas, melihat angka-angka yang dikemukakan lembaga-lembaga TI ternama, perkiraan Hidayat tidak berlebihan. Dalam banyak riset skala dunia, terungkap tingkat kegagalan proyek TI mencapai 50% lebih, bahkan hingga 70% lebih. Riset The Standish Group mengungkapkan, hanya 28% proyek TI skala besar yang mampu mencapai harapan. Lebih detail lagi ke aplikasinya, Standish menyebutkan hanya 10% proyek enterprise resource planning (ERP) yang berhasil diterapkan. Sisanya, 35% dibatalkan dan 55% mengalami keterlambatan.

Lalu, Gartner Group melaporkan sekitar 2/3 proyek implementasi CRM (customer relationship management) gagal mencapai tujuannya. Angka ini hampir mirip dengan temuan Meta Group yang menyebutkan 55%-75% proyek CRM tak berhasil. Adapun CRM Forum melaporkan 50% lebih proyek CRM di AS, dan 85% lebih proyek serupa di Eropa juga gagal.

Survei yang dilakukan Center for Information Systems Research (CISR), MIT, terhadap 1.000 manajer senior perusahaan besar di AS (Harvard Business Review, November 2002), menangkap rasa bingung, frustrasi bahkan kejengkelan terhadap kesia-siaan sistem TI perusahaan mereka. Pertanyaan yang sering muncul dari mereka, antara lain: “Apa yang dapat kami lakukan? Kami tidak cukup mengerti untuk mengurusnya secara detail. Orang-orang TI kami sepertinya sudah bekerja keras, tapi mereka kelihatan tidak memahami masalah bisnis sesungguhnya yang kami hadapi.” Riset yang dilakukan Charles Philips, analis software dari Morgan Stanley terhadap perilaku CIO (chief information officer) –seperti dikutip Fortune, 25 November 2002 — memperkuat gambaran ini. Philips menemukan cukup banyak fenomena shelf-ware, yakni software dibeli perusahaan, tapi kemudian disimpan saja, tanpa menghasilkan sesuatu.

Boleh jadi, karena belakangan kalangan bisnis makin skeptis terhadap manfaat dan “janji-janji manis” investasi TI, di tahun 2001-02 belanja TI (IT spending) dunia turun tajam. Skeptisme ini berkembang, antara lain karena hancurnya bisnis dotcom dan terbukti berlebihannya kekhawatiran terhadap bahaya Y2K. Ditambah, makin pedulinya orang terhadap hal-hal seperti praktik good corporate governance setelah mencuatnya kasus manipulasi yang dilakukan Enron dan WorldCom. Alhasil, para petinggi perusahaan tampaknya kini makin dituntut membelanjakan uangnya lebih bijak. Selain itu, karena proyek TI biasanya memakan porsi anggaran yang cukup besar di kalangan perusahaan, orang pun kini makin ingin memperhatikannya lebih detail. Singkatnya, dari investasi TI yang memakan biaya gede, para eksekutif puncak kini ingin memperoleh lebih dulu jawaban atas pertanyaan where is the payback. Atau, business value yang dihasilkan sepadankah dengan nilai investasinya.

Jelas, kondisi ini amat berbeda dari masa sebelumnya. Antara awal 1991 hingga kuartal IV/2000, di AS belanja TI meningkat dua kali lipat lebih. Di tingkat dunia, pertumbuhan belanja TI masa itu, minimal dua digit persen. Bahkan, hingga akhir 2000, ditekan kekhawatiran terhadap bahaya millennium bug (Y2K) dan berkembangnya euforia dotcom, pola belanja TI kebanyakan perusahaan dunia adalah buy-at-all-cost.

Ke depan? Riset Goldman Sachs dan Morgan Stanley terhadap CIO perusahaan global terkemuka di AS mengungkapkan, umumnya mereka akan mengerem belanja TI setidaknya sampai semester I/2003. Menurut Morgan, tak sampai 20% mereka yang menyatakan hendak mengeluarkan anggaran untuk sejumlah proyek TI baru tahun ini. Gartner dan IDC memprediksi belanja TI global tahun ini hanya meningkat tipis, 5%-7%. Padahal, ini saja sudah mengasumsikan perang Irak-AS, dan ancaman bahaya kemanusiaan tak akan memperjelek kondisi ekonomi global.

Bagaimana di Indonesia? Menurut Data IDC Asia Pasifik, belanja TI perusahaan-perusahaan di Indonesia pada 2001 adalah US$ 858 — menurun 2,6% dibanding tahun sebelumnya. Namun, IDC memprediksi belanja TI meningkat di tahun 2002 menjadi US$ 896,6 juta, dan tahun 2003 menjadi US$ 1,08 miliar. Memang, tahun ini diprediksi kenaikan belanja TI 13%. Dari angka itu, kontribusi belanja software diperkirakan mencapai 40%. Erica Gadjuli, analis Gartner di Indonesia menyebutkan, peningkatan investasi ini terutama karena persiapan menghadapi AFTA 2003, dan persaingan dari negara lain yang makin terasa. Sebagai gambaran, Erica menyebutkan, di tahun 2002 investasi TI di Indonesia banyak diarahkan untuk pengembangan LAN/WAN, sehingga permintaan server meningkat signifikan. Ia juga memperkirakan sektor keuangan, telekomunikasi dan manufaktur masih aktif berinvestasi. “Aplikasinya kemungkinan yang berhubungan dengan industri ini,” katanya. Lalu, mengutip data dari IDC juga, Marcellus Liman, Eksekutif Senior PT SDI Technologies, mengungkapkan bahwa baru 20% dari sekitar 5 ribu perusahaan skala menengah di Indonesia yang memakai teknologi ERP, padahal di negara Asia lainnya, angkanya sudah 50%.

Bila benar akan terjadi peningkatan belanja atau investasi di Indonesia tahun ini, boleh jadi, antara lain karena angka persentasenya memang masih kecil dibanding negara lain. Menurut Betty Alisyahbana, Presdir IBM Indonesia, survei tahun 2000 menunjukkan belanja TI Indonesia di bawah 1% Produk Domestik Bruto, padahal negara seperti AS, Inggris, Swedia, Kanada dan Australia 5% lebih PDB. Dengan kata lain, masih banyak peluang yang bisa digarap para vendor maupun konsultan TI.

Menurut Betty ada beberapa hal yang menyebabkan rendahnya investasi dan implementasi TI di kalangan bisnis di Indonesia. Antara lain, rendahnya pemahaman TI di kalangan pemimpin perusahaan, keterbatasan pendanaan, langkanya tenaga TI berpengalaman dan terampil, lemahnya infrastruktur komunikasi, dan masih murahnya tenaga kerja manual.

Yang jelas, sulit menutupi kenyataan banyaknya kengawuran dalam investasi TI perusahaan di Indonesia, seperti dipaparkan di atas. “Hambatan perkembangan TI kita memang pada SDM. SDM yang ada belum siap memanfaatkan produk TI yang dimiliki. Ini yang menyebabkan investasi TI yang dilakukan tidak efektif,” ujar Peter Ong, President i2bc (Indonesia Infocosm Business Community). “Sering kali investasi pada SDM belum dijalankan, tapi investasi produk TI sudah dilakukan,” tambah praktisi e-business dari Grup Sinar Mas ini.

Untuk melihat gambaran kebijakan investasi maupun pemanfaatan TI di Indonesia, kita bisa menangkap sebagian dari survei SWA pada Maret-Juni 2002. Datanya masih layak dipakai, karena tenornya dua tahun masa investasi ke depan. Respondennya meliputi 209 perusahaan skala menengah-besar (dipilih acak) dari berbagai sektor yang beroperasi di sini. Sebagian besar perusahaan swasta nasional (129 perusahaan atau 61,7%), disusul 61 perusahaan (29,2%) swasta asing/MNC, 13 BUMN, tiga perusahaan join ventura, dua lembaga pemerintah dan satu NGO. Survei dilakukan langsung (face to face) lewat indepth interview dan kuesioner secara garis besar terbagi dua: pertanyaan mengenai strategi bisnis (untuk manajemen puncak), dan pertanyaan khusus tentang kebijakan TI (untuk eksekutif TI).

Ada beberapa hal yang tampaknya menarik diungkap. Mari kita bicarakan sisi teknis dulu. Sebagian besar responden punya jumlah PC di bawah 300 unit. Detailnya, sekitar 50,7% responden dengan jumlah PC di bawah 100 unit, dan 20,6% dengan jumlah PC 100-300 unit. Dari mereknya, sebanyak 17,22% total responden memakai PC nonbranded, 10,05% responden pakai Compaq, dan sebagainya. Mayoritas responden (78,5%) punya server di bawah 10 unit. Dari sistem operasional PC utama yang dipakai, produk mainstream yakni Windows (Windows 98 sampai Windows XP) tampak masih merajai. Sebanyak 67,46% responden memakai sistem operasional keluarga Windows ini. Bahkan, produk Microsoft lawas, yakni MS-DOS, masih dipercaya 5,74% responden. Adapun sistem alternatif seperti Linux baru dipakai 1,91% responden.

Mengomentari hal ini, Sumarpung Halim, Manajer Penjualan Korporat PT Microsoft Indonesia, hanya berkomentar, “Ini memang tergantung pada kebutuhan, dan mungkin karena Windows dianggap punya nilai lebih.” Sementara itu, Betty menilai karena Windows sudah sangat populer. “Tapi sekarang, mulai banyak perusahaan yang melihat kepentingan lebih menyeluruh dan strategis dengan memilih produk yang open standard,” ujarnya.

Dari sisi aplikasi untuk korporat yang utamanya dipakai, situasinya agak berimbang. Persentase pengguna aplikasi Microsoft mencapai 29 responden (13,9%), disusul ERP (dari berbagai vendor) 13 responden (6,2%), Lotus Notes 8 responden (3,8%), dan seterusnya. Yang menarik, jawaban aplikasi lainnya — yang kemungkinan bersifat customized alias bukan software package — justru paling tinggi, yakni pada 139 responden (66,5%). Agaknya, kondisi itu juga diperkuat pada pertanyaaan mengenai vendor aplikasi yang digunakan. Microsoft dipakai 15 responden (7,2%), SAP 7 responden (3,3%), dan Micros Fidelio 4 responden (1,9%). Nah, yang memakai vendor lain — kemungkinan termasuk software house yang menyediakan software customized — malah paling banyak, yakni 95 responden (45,5%). Hal menarik lain, praktik in-house development juga dilakukan banyak perusahaan, yakni 68 responden (32,5%).

Untuk pertanyaan proyek/inisiatif TI jangka panjang, yang menjawab ada 71% responden. Sebanyak 20% responden mengaku belum ada, 13% hanya melakukan pemeliharaan dan pengembangan sistem aplikasi dan hardware yang sudah ada. Yang agak serius sebanyak 24% responden, antara lain hendak menerapkan ERP, sistem online dan sistem terintegrasi.

Berikutnya, kita lihat dari sisi yang lebih berbau strategis. Dari segi tujuan yang menjadi prioritas pemanfaatan TI, sebanyak 99 responden ingin meningkatkan efisiensi atas biaya operasional, 39 responden ingin mengintegrasikan proses bisnis, 28 responden ingin meningkatkan produktivitas, 19 responden ingin meningkatkan penjualan, dan seterusnya. Soal apa kendala dan tantangan investasi TI (responden menjawab lebih dari satu), 134 responden menyebutkan teknologi yang cepat berubah dan obsolete, 123 responden mengatakan keterbatasan SDM yang terampil menggunakan TI, dan seterusnya.

Dalam kaitannya dengan pengeluaran, sebanyak 137 (65,6%) responden melihat biaya TI sebagai investasi bisnis, dan hanya 51 responden (24,4%) menyebutkan sebagai pengeluaran operasional. Untuk penentuan anggaran TI, sebanyak 126 responden (60,3%) berdasarkan proposal proyek, 29 responden (13,9%) berdasarkan perhitungan kebutuhan tahunan, 15 responden (7,2%) berdasarkan persentase penjualan (omset) tahun sebelumnya, 9 responden (4,3%) berdasarkan persentase laba bersih, dan sisanya 29 responden ada yang menjawab lain-lain atau tak ada jawaban sama sekali.

Dari besarnya anggaran tahunan rata-rata dalam dua tahun terakhir, dari responden yang menjawab, sebagian besar ada di posisi kurang dari Rp 100 juta (20,1% responden) dan Rp 1-5 miliar (22%). Yang paling sedikit, dengan anggaran Rp 5-10 miliar (1,9%) dan lebih dari Rp 10 miliar (1,9%). Sebanyak 29% tidak menjawab dan 14% menjawab lainnya, sedangkan untuk perencanaan anggaran rata-rata tahunan dalam dua tahun ke depan, sebanyak 16,3% responden menyebutkan Rp 1-5 miliar, 12,4% menyebut Rp 100-500 juta, 9,1% menjawab kurang dari Rp 100 juta. Yang menjawab lainnya 51,7%.

Soal fungsi organisasi MIS/TI, sebanyak 145 responden (69%) mengharapkan sebagai cost center yang berfungsi menunjang bisnis. Ini klop dengan mayoritas responden yang memilih prioritas efisiensi dan melihat biaya TI sebagai investasi bisnis. Hanya 20 responden (10%) yang mengharapkannya sebagai profit center. Sisanya ada yang tidak menjawab atau menjawab lain-lain. Nah, yang menarik, dari sisi level pimpinan MIS tertinggi, sebanyak 60% responden menjawab setara manajer (Manajer TI/MIS/EDP), 10% menyebutkan setara penyelia (supervisor), dan hanya 7% yang punya pimpinan MIS setara direktur, dan 4% yang selevel general manager. Sebanyak 6% menjawab lainnya, dan 13% tak menjawab.

Namun, hal yang tak kalah menarik sebenarnya juga bisa ditangkap dari data yang tak tertabulasi seperti di atas. Antara lain, kebanyakan eksekutif puncak perusahaan yang akan disurvei memercayakannya pada pimpinan MIS-nya untuk menjawab pertanyaan, termasuk hal yang bersifat strategi bisnis. Alasan yang umum dikemukakan, mereka mengaku tak banyak mengerti soal TI. Sayang, umumnya pimpinan MIS yang dipercaya — terutama yang selevel manajer dan penyelia — tak menjawab (mengosongkan) pertanyaan yang menyangkut visi, misi, strategi maupun rencana bisnis perusahaannya. Alasan umumnya, mereka harus mengonfirmasi dulu ke para direksinya. Padahal, pada survei ini, terungkap juga bahwa pimpinan MIS umumnya punya otoritas tinggi dalam penentuan anggaran TI perusahaann. Selain itu, mereka juga mengakui belum punya blue print atau arahan pengembangan sistem TI. Sebagian besar mereka mengaku pula belum punya tool untuk mengukur payback dari investasi (return on investment) TI yang sudah dan akan dijalankan.

Dari hasil survei pemetaan di atas, setidaknya ada beberapa persoalan yang menarik kita angkat. Antara lain, boleh dibilang secara umum perusahaan-perusahaan di Indonesia baru mengimplementasi TI dalam taraf yang relatif sederhana. Dapat dilihat dari jumlah PC yang umumnya di bawah 100 unit, paket software yang dipakai (misalnya, masih sedikit yang memakai aplikasi canggih macam ERP atau Lotus Notes), masih banyak pengguna sistem operasional DOS, dan kebanyakan merasa cukup mengembangkannya sendiri (in-house development). Jadi, jangan harapkan mereka menjawab sudah mengimplementasi teknologi mutakhir macam Wi-Fi, peer-to-peer application, ataupun Web services.

Selain itu, meskipun kebanyakan mereka sudah melihat biaya TI sebagai investasi bisnis, mereka belum tahu bagaimana mengukur keberhasilan investasi TI-nya. Padahal, mereka banyak juga yang sudah punya anggaran TI tahunan di atas Rp 1 miliar. Kalau dilihat dari inisiatif TI jangka panjang, boleh jadi benar, mereka juga belum punya blue print atau guidance book investasi TI. Perhatikan saja, 20% responden menjawab belum ada, 29% tidak menjawab, sedangkan 13% hanya punya proyek pemeliharaan dan upgrade sistem lama. Padahal, sekali lagi, rencana anggaran tahunan mereka di tahun mendatang banyak yang mencapai di atas Rp 1 miliar.

Mungkin, karena belum punya konsep dan rencana TI jangka panjang banyak responden yang mengaku bingung dengan perubahan teknologi yang terlalu cepat. Apalagi, banyak responden yang mewakili perusahaannya tak tahu persis visi-misi-strategi bisnis perusahaannya. Di sisi lain, mereka mengaku tak cukup memiliki SDM yang ahli dan terampil, agar bisa mengoptimalkan sistem TI-nya ataupun mengadopsi teknologi baru yang paling pas. Karena itu, wajar jika muncul fenomena ketergantungan yang berlebihan terhadap vendor maupun konsultan TI.

Temuan lainnya yang rasanya cukup penting, kebijakan TI yang mestinya menyangkut urusan perusahaan secara menyeluruh, sebagian besar lebih dibebankan ke manajer MIS. Malah, cukup banyak yang menyerahkan beban berat ini ke staf selevel penyelia. Ditambah, kalau melihat betapa banyak eksekutif puncak perusahaan responden yang enggan ikut menjawab survei ini, agaknya benar sinyalemen yang menyebutkan banyak pimpinan puncak bisnis di Tanah Air yang tak mau tahu kebijakan TI perusahaannya.

Dengan melihat temuan dan potret semacam ini, kita mungkin jadi tak heran melihat beberapa kekonyolan seperti dilukiskan di awal tulisan. Siapa yang harus disalahkan? Jeanne W. Ross dan Peter Weill, dua pakar dari CISR MIT yang memimpin survei yang diungkapkan di atas, menyebutkan akar masalahnya adalah eksekutif puncak. Alasannya, banyak eksekutif senior yang tak mau mengambil tanggung jawab kepemimpinan (leadership role) dalam implementasi TI — yang menurut keduanya memang bukan pekerjaannya IT people. Padahal, adopsi sistem TI baru bukan cuma menghadapi tantangan teknologi, tapi juga tantangan bisnis.

Itulah mengapa Ross dan Weill berpendapat setidaknya ada 6 kebijakan yang membutuhkan kepemimpinan eksekutif puncak, untuk menjawabnya. Tiga kebijakan yang pertama menyangkut strategi, yakni: seberapa besar duit yang akan dibelanjakan untuk TI, proses bisnis apa saja yang akan memperoleh investasi TI, dan kemampuan TI apa yang perlu diperluas ke seluruh bagian perusahaan. Adapun tiga kebijakan yang menyangkut soal eksekusi, yakni: seberapa bagus jasa TI yang dibutuhkan, sejauh mana risiko keamanan dan privasi yang diberlakukan, dan siapa yang bertanggung jawab kalau inisiatif TI itu gagal.

Keduanya juga melihat para eksekutif senior acap langsung menunjuk ada yang salah pada fungsi TI perusahaan mereka, begitu terjadi kegagalan implementasi sistem TI baru. Padahal, kata keduanya, problem muncul lantaran eksekutif senior tak mampu menciptakan perubahan di organisasinya — baik kultur, struktur maupun proses bisnis. Keduanya mencontohkan, kegagalan yang kerap terjadi pada implementasi sistem ERP dan CRM, lantaran berkembang asumsi bahwa urusan implementasi cuma tanggung jawab bagian TI atau konsultan, sementara direksi dan manajer bisnis lainnya boleh cuek.

Temuan Ross dan Weill tampaknya cocok dengan model check up yang dikembangkan The Standish Group (The Chaos Report, 1995). Dari model ini terlihat, bahwa aspek teknologi hanya menyumbangkan satu jenis persoalan, yakni teknologi yang tidak proven (membuktikan hasil). Adapun aspek perubahan organisasi menyumbang 8 persoalan, yakni: sedikitnya keterlibatan pengguna, rendahnya dukungan manajemen, ekspektasi yang tidak realistis, kurangnya keterampilan, tidak adanya rasa kepemilikan, kurangnya keterlibatan, sumber daya tak memadai, dan tak adanya kontrol terhadap fungsi TI. Pakar manajemen Michael Hammer mengungkapkan kesalahan nomor satu dalam implementasi aplikasi ERP (contohnya SAP) adalah tidak cukupnya investasi dalam hal manajemen perubahan (change management). Harvard Business Review (1998) juga mengungkapkan bahwa implementasi ERP hanya 20% tentang TI, dan sisanya yang lebih besar adalah soal mengelola perubahan di tubuh organisasi.

Mengomentari praktik investasi dan pemanfaatan TI di Indonesia, Richardus Eko Indrajit, pengamat TI yang juga Ketua STIMIK Perbanas, lebih suka mengistilahkannya: baru sebatas raga, belum jiwa. “Ini karena level kematangan perusahaan di sini terhadap TI masih rendah,” ujarnya. Berdasarkan audit kecil-kecilan yang pernah dilakukannya, dengan skala 0-5, ia berani menilai tingkat kematanganya masih di bawah level 1,2. “Ini memprihatinkan, sebab di tahun 2005, perusahaan-perusahaan di Jepang atau AS tidak mau bekerja sama dengan perusahaan di sini yang belum IT-minded,” ungkapnya.

Eko menyayangkan banyaknya perusahaan yang menyerahkan kebijakan TI-nya hanya pada manajer, bahkan penyelia MIS. Keprihatian ini juga diamini Betty. “Kebijakan yang diserahkan ke pelaksana TI kerap sekadar mengikuti perkembangan teknologi, dan kurang mempertimbangkan dukungannya terhadap kebutuhan bisnis,” kata Betty. Dalam istilah Eko, sistem TI yang seperti itu berarti tidak masuk dalam core process.

Eko melihat keengganan para eksekutif senior di sini untuk cawe-cawe masalah TI, karena mereka yang rata-rata di atas 40-an itu memang relatif kurang pengetahuan TI-nya. “Padahal, change management itu harus dimulai dari pimpinan,” kata Eko. Menurutnya, implementasi TI baru berhasil kalau memenuhi tiga faktor, yakni ada kepemimpinan, perubahan paradigma dan kultur, serta road map (planning).

Namun, Betty menyayangkan selama ini istilah change management lebih banyak didengang-dengungkan, tapi jarang diterapkan seutuhnya. Ia berpendapat, tujuan change management adalah bagaimana agar perubahan TI yang diikuti perubahan proses bisnis dan organisasi, bisa dirangkul sebaik-baiknya oleh pelaksana bisnis. Change management ini, lanjutnya, dilakukan untuk mempersiapkan SDM — dari sisi persepsi, pengetahuan maupun keahlian — lewat berbagai program semisal pelatihan, komunikasi, maupun team building. Namun, Peter mengingatkan agar pelatihan yang diadakan jangan cuma hal-hal teknis, dan jangan hanya diberikan untuk para staf TI. “Perusahaan harus banyak melakukan pelatihan untuk para user yang akan memakai sistem baru itu,” katanya.

Eko berpendapat, idealnya organisasi TI dipimpin orang selevel direksi. “Intinya, representasinya harus ada di jajaran direksi,” katanya. Toh, menurut Peter, level kepemimpinan TI sebenarnya bukan masalah, asalkan mereka mau memahami bisnis yang dijalankan perusahaan.

Hamidjojo Surjotedjo, konsultan dari Accenture, melihat problem implementasi memang sering muncul, lantaran orang TI tidak bisa menerjemahkan bahasa bisnis, sementara orang bisnis sendiri tidak bisa memahami kompleksitas TI. “Idealnya, orang yang memimpin TI haruslah yang sangat mengerti bahasa bisnis, tapi juga mengikuti perkembangan TI,” kata Hamidjojo. Menurutnya, orang yang sudah punya jabatan CIO biasanya punya visi bisnis sekaligus berlatar belakang TI yang kuat.

“Tugas orang TI seharusnya menerjemahkan bahasa bisnis ke dalam bahasa sistem komputer,” timpal Peter. Repotnya, lanjut Peter, kekurangan perusahaan-perusahaan di Indonesia justru karena orang TI-nya benar-benar orang teknis dan tidak mengerti bisnis, sedangkan orang bisnisnya tidak mau mengerti TI. “Yang harus diperhatikan, bukan TI yang menyetir bisnis, tapi bisnis yang menyetir TI,” lanjutnya.

Betty berpendapat banyaknya proyek TI yang gagal di Indonesia, lantaran tidak memiliki arahan dan tahapan yang baik. Menurutnya, tahapan itu seharusnya dijalankan mulai dari evaluasi situasi bisnis hingga evaluasi keberhasilan investasinya. “Agar lebih efektif sebaiknya proyek implementasi TI dimotori pihak yang akan memperoleh manfaatnya, tentunya didukung tim TI,” ujar Betty. Ia mencontohkan kalau tujuan proyek TI itu meningkatkan penjualan, motornya seharusnya direktur penjualan, sehingga tanggung jawabnya lebih jelas. Tahapan-tahapan tersebut, kata Betty, bisa dilakukan mandiri atau bisa juga dibantu konsultan.

Reportase: Dede Suryadi, Dedi Humaedi, Herning Banirestu, Taufik Hidayat. Riset: Asep Rohimat dan Atang Windarto.

Sumber: Swa